Przewaga w e-commerce dzięki automatyzacji cz. 2

Transkrypcja podacastu - Przewaga w e-commerce dzięki automatyzacji cz. 2

‍

Paweł Pindera: Cześć, witajcie. Jestem Paweł Pindera, prezes SellIntegro i dzisiaj moim gościem jest Dominik Borsa – partner biznesowy, który pomaga we wdrażaniu naszych procesów integracyjnych u klientów. Wracamy do rozmowy dotyczącej przewagi nad konkurencją dzięki wprowadzeniu automatyzacji. Ostatnio rozmawialiśmy z Dominikiem o tym, jak zazwyczaj firmy działają i czego oczekują, gdy rozpoczynają swoją przygodę ze sprzedażą w internecie. Teraz skupimy się na tym, jak rozwiązujemy konkretne case’y biznesowe, by eliminować błędy, czynności powtarzalne i obsłużyć więcej zamówień w tym samym czasie.

‍

Dominik Borsa: Przy wykorzystaniu tych samych zasobów.

‍

PP: Dokładnie, to jest kwestia kluczowa. Czasami okazuje się, że wprowadzenie procesów integracyjnych redukuje etaty na poziomie osób, które zajmują się ręcznym wprowadzaniem danych. Dzięki integracji odblokowujemy tych pracowników, którzy teraz mogą zacząć zarabiać dla firmy, zamiast być kosztem.

‍

DB: Mogą teraz doradzać telefonicznie i nikt nie będzie się niecierpliwił, że klient trochę dłużej rozmawia na słuchawce. Warto pokusić się o uskutecznianie marketingu bezpośredniego, ponieważ pracownicy nie mają już obowiązku przenosić danych z e-maili do programów fakturujących, ani tworzyć paragonów fiskalnych. Mają więc czas na inne, przynoszące realne zyski czynności.

‍

PP: Dominik jest specjalistą, z którym współpracujemy już od kilku lat i na pewno ma duże doświadczenie w kwestii wdrożeń i realizacji procesów od strony klienta. To, czym zajmuje się SellIntegro, czyli pisanie procesów, to jedna rzecz. Trzeba mieć też wiedzę biznesową, jak możemy te integracje wykorzystać. Dominik współpracuje z dużą liczbą klientów, naszych wspólnych zresztą, sporą część znam osobiście. Czy masz może jakieś konkretne case’y z wdrożeń klientów? Automatyzacja których procesów przynosi największe korzyści dla firm?

‍

DB: Tych czynników jest naprawdę dużo. Tak jak mówisz, samo posiadanie integracji czy oprogramowania nie rozwiązuje problemów, ponieważ bardzo ważne jest, w jaki sposób połączymy możliwości tych wszystkich narzędzi. Tutaj dużą rolę odgrywa integrator. Najczęściej korzystam właśnie z SellIntegro i łączę system ERP z drugim narzędziem, które moim zdaniem jest takim “must have” dla sprzedawców internetowych, czyli BaseLinkerem. Łącząc te byty, jesteśmy w stanie osiągnąć naprawdę zadowalające rezultaty. Myślę, że największą bolączką w firmach jest poziom zero, kiedy wszystko jest obsługiwane ręcznie. Wtedy przepaść pomiędzy tym, co było przed, a co dzieje się po wdrożeniu, jest mocno zauważalna. Jesteśmy w stanie zaoszczędzić około 60% czasu czasowników biurowych, którzy wcześniej po prostu wpisywali dane do programu fakturującego. Pozwól, że będę posługiwał się tutaj przykładem Subiekta, ponieważ według mnie jest najbardziej dopracowany.

PP: Z naszej strony integracja z Subiektem daje najwięcej możliwości, ponieważ sam Subiekt reklamuje się jako ERP, z którego korzysta ponad 700 000 firm. Jest to wartość, której nie udało się przegonić. Co prawda, InsERT posiada nowszą generację Nexo PRO, ale jeszcze mu trochę brakuje. Jest dopiero w fazie inkubacji, ale już spore grono klientów korzysta z Nexo ze względu na fajniejszy, bardziej przyjazny interfejs czy narzędzia analityczne, których brakuje w Subiekcie GT.

‍

DB: Wszystko jest przewagą Subiekta GT. Abstrahując od automatyzacji, jest na rynku najdłużej i ma rozbudowaną możliwość pisania programów, dodawania nowych funkcji. Nie ma drugiego programu, który posiadałby tyle udogodnień. Z drugiej strony, w pewnym momencie firma posiada nawet 80 programów dodatkowych. Niektóre funkcje występują oryginalnie w Nexo PRO, dlatego część klientów decyduje się na zmiany. Nieraz jest to miecz obosieczny, ponieważ okazuje się, że niektórych funkcji po prostu nie ma i dowiadujemy się o tym po fakcie. Dlatego, jeśli posiadasz Subiekta GT, a chciałbyś przejść do Nexo PRO, to dobrze się zastanów i zrób research, czy znajdziesz tam oczekiwane funkcje.

‍

PP: Można zawsze zainstalować sobie wersję testową. W przypadku Nexo to 45 czy 60 bezpłatnych dni. Sporo czasu, żeby wszystko gruntownie sprawdzić.

‍

DB: Ewentualnie zapytać kogoś, kto miałby to wdrażać. Wróćmy jednak do automatyzacji. W momencie, kiedy dane kopiuje nawet 5 osób, myślę, że potem wystarczy tylko jeden pracownik, który będzie ewentualnie nadzorować te procesy i niwelować błędy, jeśli się pojawią. Cały ten ekosystem żyje w zgodzie – integracja i czynnik ludzki. Może się zdarzyć, że ktoś coś źle wprowadzi, więc pojawia się ten promil błędów. Warto mieć więc kogoś, kto będzie nad tymi procesami czuwał. Integracja naprawdę redukuje potrzebę ręcznego przetwarzania danych, robi to samoczynnie gdzieś w tle. Często, kiedy tłumaczę klientom, że dzięki integracjom nie będą musieli sami tego robić, bo zastąpi ich program, to wręcz nie są w stanie sobie tego wyobrazić.

‍

PP: Nagle okazuje się, że zamówienie ze sklepu internetowego staje się finalnym dokumentem sprzedaży, i to bez interakcji użytkownika.

‍

DB: Na tym to właśnie polega. Zamówienia ze wszystkich źródeł, gdzie klient sprzedaje, trafiają do BaseLinkera. Nawet zamówienia, które handlowiec sam wpisał do Subiekta. Wtedy są wysyłane w trybie, że tak powiem, “BaseLinkerowym” do klienta, dzięki czemu nie trzeba obsługiwać takich zamówień osobno.

‍

PP: To niezwykle ważne, żeby mieć jeden system, który spina wszystkie kanały sprzedaży i generowane stamtąd zamówienia. Takim systemem na pewno jest Subiekt GT, ale też Optima, czy każdy inny ERP. Fiskalizujemy tam sprzedaż i na tej podstawie musimy rozliczyć się z Urzędem Skarbowym. Realizujemy też zamówienia poprzez generowanie listów przewozowych czy wysyłanie do klientów dokumentów, informacji o statusie realizacji. Ważne, żeby był to jeden system. Jeżeli na infolinię zadzwoni klient, to wszystkie zamówienia są w jednym miejscu i łatwiej będzie odnaleźć konkretne.

‍

DB: Myślę, że trzeba jednak minimalizować ilość. Wiadomo, że są trzy czy cztery systemy, ale jedna osoba używa przeważnie jednego, maksymalnie dwóch. W momencie, kiedy nie mamy wszystkiego, używamy kilku menedżerów paczek kurierów. Jeśli mamy trzy konta na Allegro i sprawdzamy zamówienia na każdym z osobna, to jest po prostu tragedia dla tego, kto musi to obsłużyć, czyli dla pracownika. Dzięki integracjom i automatycznym akcjom układamy logikę, na podstawie której zamówienia zmieniają status zależnie od źródła pochodzenia czy stanu opłacenia. Bez tego bardzo ciężko by było stworzyć całą automatyzację. Automat może też rozpoznać, jaką przesyłkę wybrał kupujący, czy opłacił zamówienie i na tej podstawie stworzyć list przewozowy. Możemy też przyspieszyć pakowanie i zbieranie zamówień dzięki wydrukom, jakie program generuje.

‍

PP: Każdy klient ma inne potrzeby. Jak wspomniałeś o importowaniu informacji na temat zamówień, to moją pierwszą myślą było, że jest to naturalny pomysł na automatyzację – odwzorowywanie informacji o dokonanych płatnościach w systemie ERP.  Zaciągamy informacje z konta bankowego lub z pobrań od kurierów, przesyłamy do BaseLinkera i automatyczna integracja, na przykład SellIntegro, jest w stanie odpowiednio oznaczyć te dokumenty. Jest to rozwiązanie, które odciąża nie tylko na etapie wprowadzenia zamówienia, ale też później, na etapie rozliczeń i utrzymania porządku w dokumentacji. Kolejna podstawowa rzecz, jaka przychodzi mi do głowy, to synchronizacja stanów magazynowych.

‍

DB: No tak, to też jest duży problem.

PP: Firmy często korzystają z hurtowni. Stany magazynowe to jedna rzecz, ale klienci mają też możliwość wysyłania zamówień z dropshippingu czy hurtowni, z którą współpracują. I pytanie, czy możemy coś z tym zrobić?  

‍

DB: Tutaj też posiłkujemy się integracją, która pozwala wysyłać stany do BaseLinkera, a stamtąd po wszystkich kanałach sprzedaży. Możemy też wysyłać stany bezpośrednio do PrestaShopu, Magento 2 czy shy-shopu. Unikniemy dzięki temu sytuacji, gdzie sprzedamy towar, którego fizycznie nie mamy na stanie. Istnieje też możliwość, aby dodać do tych stanów zdefiniowane pole, chociażby o dostępności towaru u hurtownika. Przykładowo, jeśli nasz hurtownik jest producentem, to możemy zaznaczyć, że posiada nieskończoność sztuk towaru. Dzięki zintegrowaniu BaseLinkera z Subiektem od razu otrzymujemy informację, czy konkretny produkt jest na stanie. Subiekt posiada też dodatek, który pozwala jednym kliknięciem wygenerować zamówienia do wszystkich skonfigurowanych dostawców. I z tego, co zauważyłem, jest to często wykorzystywane rozwiązanie.  

‍

PP: Nawiązując do stanów magazynowych, to jest jeszcze jeden patent, z którego dość często korzystają nasi klienci. Pobierają informacje z hurtowni i są w stanie zmapować feedy produktowe do stanów magazynowych Subiektem. Dodatkowo, jeśli ktoś prowadzi sprzedaż na Allegro i jego realny stan magazynowy to 5 sztuk, ale u dostawcy widnieje np. 100, to wysyłamy do BaseLinkera 105 sztuk, a on przesyła informacje dalej do Allegro. Jeśli okaże się, że produkt nie będzie już dostępny i stan zmieni się w feedzie producenta, to od razu wysyłamy taką informację do BaseLinkera, albo bezpośrednio do Allegro i po prostu zamykamy aukcję, żeby nie doszło do dalszej sprzedaży. Tak naprawdę stany możemy zaniżać i zawyżać wedle upodobań.

‍

DB: To prawda, możemy też odejmować.

‍

PP: Często klienci boją się, że ostatnia sztuka towaru to może być np. zwrot. Wolą wtedy sprzedać mniej, niż fizycznie posiadają i manualnie zweryfikować, czy pozostały towar nadaje się do dalszego obiegu.

‍

DB: Te produkty mogą też być dostępne w sprzedaży stacjonarnej. Wtedy dla bezpieczeństwa odejmujemy dwie, trzy sztuki, żeby uniknąć sytuacji, kiedy klient trzyma towar i okazuje się, że nie może go zakupić, bo właśnie sprzedał się na Allegro bądź odwrotnie – sprzedajemy stacjonarnie i nie mamy produktu dla klienta z Allegro.

‍

PP: U nas jest też możliwość wystawienia feedu bezpośrednio z Subiekta klienta. Jeśli rozmawiamy o jakiejś hurtowni, która chce udostępniać swoje stany magazynowe na zewnątrz, to nie trzeba szukać innego rozwiązania. My po prostu wgrywamy plik na serwer i odświeżamy co 15 minut.  

‍

DB: Kilku moich klientów rzeczywiście korzysta z tej integracji.

‍

PP: Jeszcze wracając do Subiekta, to istnieją dodatki, które pozwalają składać zamówienie automatycznie, ale mają też w sobie na przykład flagi. Kolejną fajną rzeczą jest fakt, że jesteśmy w stanie ustawić statusy praktycznie tak samo, jak w BaseLinkerze i za pomocą integracji odwzorowywać akcje. Dla przykładu, jeśli mamy zamówienie, zmienimy mu status flagi w Subiekcie na “w realizacji”, to automatycznie status tego zamówienia zmieni się również w BaseLinkerze. Jest to bardzo przydatne, jeśli firma jest podzielona na dwa działy. Sekcja sprzedaży pracuje na Subiekcie, a magazyn obsługuje zamówienia z poziomu BaseLinkera. Dzięki temu wszyscy korzystają z programów, do których są przyzwyczajeni i mają spójność danych. Dominik, a jaki znasz patent na różne ceny dla tych samych towarów na różnych kontach jednego sprzedawcy na Allegro?

‍

DB: Są na to dwa rozwiązania, z czego jedno pośrednie. Wysyłamy ceny z jednego cennika w Subiekcie do BaseLinkera, tam stosujemy mnożnik lub dodajemy stałą kwotę do każdej ceny. W ten sposób rozdzielamy ceny pomiędzy kontami, żeby różniły się o określone wartości. Drugim rozwiązaniem jest po prostu wysyłanie do każdego konta osobnej ceny bezpośrednio z Subiekta, mapując po EANIE albo kodzie produktu.

‍

PP: Zasadniczo odwołujemy się do jakiegoś pola w Subiekcie i po drugiej stronie w sygnaturze.

‍

DB: Są jeszcze dwie kwestie, bardzo istotne moim zdaniem w firmach. Pierwsza rzecz to wysyłanie dokumentów do klientów. Fajnie, jeżeli możemy robić to automatycznie bez zmartwień. Tutaj też mamy dwa sposoby na rozwiązanie tego problemu. Pierwszy to dość nowa możliwość wysłania dokumentów bezpośrednio do BaseLinkera, stamtąd automatyczną akcją wysyłamy e-mail z załącznikiem. Drugą opcją jest wysłanie bezpośrednio z Subiekta dokumentów dzięki wtyczce SellIntegro. Po prostu łączymy się z kontem e-mailowym poprzez SMTP i wysyłamy dokumenty do klienta. Ta i jeszcze jedna funkcja to mój taki “must have”.

‍

PP: Automatyczna wysyłka e-maili to naprawdę fajna opcja. Możemy spokojnie pracować w ciągu dnia, a faktury wysłać do klientów np. codziennie o 22. Mamy dzięki temu możliwość, żeby do 22 wprowadzić w takiej fakturze zmiany. Jeśli wiadomość została wysłana, zostaje nam tylko korekta. A o jakiej jeszcze funkcji chciałeś powiedzieć?

‍

DB: Moim zdaniem bardzo przydatna jest wiedza na temat lokalizacji produktu w magazynie, tak zwana lokalizacja magazynowa. Sam Subiekt nie oferuje takiej możliwości, ale udało nam się wspólnie dojść do jakiegoś rozwiązania. Jeżeli zawrzemy taką lokalizację, ale tylko jedną dla danego produktu, jest to początek do pełnego zarządzania magazynem. Taką informację możemy zwrotnie wysłać do zamówienia w BaseLinkerze i wydrukować listę towarów do zebrania już z lokalizacjami, które są realne na ten moment.

‍

PP: Po konfiguracjach obserwujemy, że coraz więcej firm z tego korzysta. Wpadłem jeszcze szybko na jeden pomysł. Wielu producentów rozpoczyna sprzedaż w internecie. Zakładają w tym celu osobne firmy, żeby nie sprzedawać jako producent i nie robić konkurencji swoim dystrybutorom. Tutaj też mamy gotowe rozwiązanie, dzięki któremu możemy automatycznie ze spółki-córki składać zamówienie w spółce-matce i na koniec dnia fakturować wszystkie zamówienia, jakie wyszły do klientów.

‍

DB: To faktycznie ciekawe rozwiązanie. Cieszę się, że trochę poruszyliśmy ten temat.

‍

PP: Tak naprawdę dopiero zaczęliśmy nasze rozważania, ponieważ na dobrą sprawę poruszyliśmy tylko Subiekta, a systemów ERP mamy naprawdę sporo. Subiekt jest jednak takim fajnym reprezentatywnym przykładem dobrze skrojonych integracji i możliwości maksymalnej automatyzacji procesów.

‍

Zobacz wideo:

‍