Jaki system ERP wybrać? 6 rzeczy, na które musisz zwrócić uwagę!

Dlaczego wybór systemu ERP to ważna decyzja?

Wybór właściwego systemu ERP jest niezwykle istotny, ponieważ to inwestycja na co najmniej kilka lat, a często i na dłużej. Gdy raz zaznajomisz się z funkcjami i metodą działania wybranego systemu, nie będziesz chciał prędko narażać swojej firmy na proces adaptacji do innego programu. Wszystko dlatego, że wdrożenie systemu kompleksowo zarządzającego firmą jest kilkuetapowym i czasochłonnym działaniem. Ponadto, system ERP odpowiada za zarządzanie kluczowymi procesami w sklepie internetowym - wystawianie i obieg dokumentów, przesyłanie zamówień i produktów, aktualizowanie stanów magazynowych, kontrolę pracy magazynu i inne. Dlatego jego wybór powinien zostać poprzedzony gruntowną analizą potrzeb firmy. Zobacz, na co w szczególności zwrócić uwagę.

Zidentyfikuj swoje potrzeby

‍

W pierwszej kolejności zastanów się dlaczego właściwie potrzebujesz systemu ERP? W jaki sposób ma poprawić pracę Twojej firmy? Jakie korzyści ma zapewnić? Stwórz listę szczegółowych wymagań - umieść na niej nie tylko preferowane funkcje programu, ale także wymagania dotyczące wdrożenia go do struktury firmy. Pamiętaj, że różne firmy mają różne potrzeby. Dlatego system ERP, który sprawdził się w jednym przedsiębiorstwie nie musi być tak samo korzystny dla Twojego biznesu. Liczy się identyfikacja indywidualnych potrzeb firmy oraz dostosowanie do nich modułów do zarządzania procesami. 

Myśl o przyszłości swojego e-commerce

Idealny system ERP powinien spełniać nie tylko bieżące potrzeby firmy, ale także te, które dopiero się pojawią. Dlatego zwróć uwagę, czy będziesz mógł rozwijać wybrany system w przyszłości i wzbogacać go o nowe moduły. Perspektywiczny program powinien być jak najbardziej przyjazny względem narzędzi i systemów, z których korzysta firma. Ponadto, powinien także dobrze współpracować z oprogramowaniem, które je integruje. Sprawdź również, czy wybrany system ERP jest regularnie aktualizowany i wzbogacany o dodatkowe funkcje.  

W prostocie siła

Pomimo tego, że system ERP powinien być na tyle rozbudowany żeby spełnić wszystkie potrzeby firmy, nie może być zbyt skomplikowany w obsłudze. Pamiętaj, że stanie się narzędziem, z którego Twoi pracownicy będą  korzystać każdego dnia. Dlatego staraj się wziąć pod uwagę także takie kryteria, jak intuicyjny interfejs, krótka ścieżka wykonania aktywności, czy polska wersja językowa programu. Im prostszy system tym mniej czasu spędzisz na nauce jego obsługi oraz mniej pieniędzy wydasz na szkolenia pracowników.

Aby sprawdzić intuicyjność obsługi systemu, warto zdecydować się na przetestowanie wybranego programu. Niektóre firmy udostępniają wersje demo albo kilkudniowy, darmowy okres testowy, podczas którego masz szansę zapoznać się z funkcjami oraz obsługą programu. 

Co mówią inni?

‍

Opinie społeczności użytkowników stanowią cenne źródło informacji, ponieważ są szczersze niż marketingowy przekaz na stronie producenta oprogramowania. Jednak także u źródła możesz znaleźć opinie zadowolonych klientów oraz case study obrazujące, jak oprogramowanie usprawniło pracę przedsiębiorstwa. Nie krępuj się zadzwonić do firmy, która korzysta z usług danego producenta z prośbą o opinie na temat działania systemu ERP. 

Dobrze by było, żeby dostawca systemu ERP był jednocześnie jego producentem. Wówczas jego możliwości ingerowania w autorskie rozwiązania programistyczne są właściwie nieograniczone. Ponadto, producent prawdopodobnie dysponuje lepszym zapleczem technicznym dostosowanym do obsługi jego programu oraz posiada zdecydowanie szerszą wiedzę o nim.

Jaki masz budżet?

Zanim wybierzesz system ERP precyzyjnie zaplanuj swój budżet. Co to znaczy precyzyjnie? Uwzględnij w nim nie tylko koszt samego oprogramowania, ale także jego aktualizacji, utrzymania, szkoleń dla pracowników z obsługi programu, a także koszty wdrożenia go do firmy. 

Koszty nie powinny być rozpatrywane w oderwaniu od przewidywanych zysków, jakie Twoja firma zyska na nowym oprogramowaniu. Dlatego obok nich uwzględnij także potencjalne korzyści. W ten sposób łatwo ocenisz, czy wdrożony system spełnia pokładane w nim oczekiwania. Warto zapytać producenta o przewidywany stopień zwrotu z inwestycji i jak długo zazwyczaj należy na niego oczekiwać.

Gotowy lub dedykowany system

Decyzji o wyborze systemu ERP towarzyszy dylemat - gotowy, czy dedykowany program? Gotowe rozwiązania są odpowiednie dla firm, których zakres działalności i metoda pracy nie różnią się znacznie od konkurencji. Wówczas bez obaw mogą zainwestować w gotowe rozwiązanie, a jego wdrożenie będzie polegać na włączeniu do struktury firmy kilku modułów i ich podstawowej konfiguracji.

Jeśli jednak prowadzisz dynamicznie rozwijający się biznes, uniwersalne rozwiązania najprawdopodobniej okażą się niewystarczające dla obsługi procesów. Dlatego wtedy należy zwrócić się ku dedykowanym systemom, które oprócz nie tylko oferują gotowe moduły, ale także stałe rozszerzanie ich funkcjonalności.

‍