Multiintegrator - automatyzacja i integracja narzędzi e-commerce

E-commerce jest szybko rozwijającym się rynkiem, na którym powstaje wiele wartościowych rozwiązań wspierających sprzedaż online – od platform SaaS do prowadzenia e-sklepów (Shoplo.com, Sky-Shop.pl itp.), przez platformy do zarządzania sprzedażą wielokanałową (BaseLinker.com, Plentymarkets), firmy kurierskie i  brokerskie (Furgonetka.pl, GLS), po rozwiązania ułatwiające analitykę okołosprzedażową i automatyczne modyfikowanie ofert (śledzące zmiany kursów walut, zmiany cen u konkurencji, wzmianki o Twojej firmie w social mediach – LivePrice.pl, Brand24.pl). Do tego dochodzą liczne marketplace’y (np. Allegro, Amazon, eBay), które starają się oferować kupującym online jak najszerszy asortyment oraz jak najatrakcyjniejsze warunki zakupów.

Jednocześnie rygory podatkowe i prawne powodują, że bardzo szerokie zastosowanie mają popularne już od lat w sprzedaży systemy fakturujące oraz ewidencjonujące całą gospodarkę magazynową, nazywane systemami ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Jednak ich struktura dostosowana do działalności offline sprawia, że nie lada wyzwaniem jest połączenie ich z szeroką bazą oprogramowania do sprzedaży online a integracje oferowane przez producentów często nie wystarczają i bardzo ograniczają rozwój firmy oraz jej ekspansję.

Zdecydowaną większość czynności, które trzeba wykonać w  trakcie procesu realizacji zamówienia online, najprawdopodobniej można bardzo prosto i szybko zautomatyzować dzięki multiintegratorowi.

Przykłady czynności, które można w e-commerce zautomatyzować/zintegrować:

• Generowanie listów przewozowych pobranych ze sklepu internetowego do programu fakturującego,
• Cykliczne aktualizowanie stanów magazynowych oraz cen na wszystkich platformach sprzedażowych jednocześnie,
• Monitorowanie i dostosowywanie cen produktów do działań konkurencji,
• Generowanie i wysyłanie dokumentów sprzedażowych,
• Automatyczne rozliczanie dokumentów sprzedażowych.

A gdyby połączyć wszystko razem? Multiintegracja

Mnogość narzędzi, integracji, systemów ERP wymaga długofalowego planowania działań i  zbudowania przemyślanej infrastruktury.

Przykład

Multiintegrator to rozwiązanie, które pozwala połączyć systemy e-commerce z systemami fakturującymi oraz infrastrukturą po stronie magazynu (np. drukarki fiskalne lub czytniki kodów). Szablony integracji (przesyłanie zamówień do systemu fakturującego, przesyłanie produktów, cen i stanów do sklepu internetowego itp.) można uruchomić samodzielnie bez znajomości szczegółów technicznych.

Połączenie sklepu z systemem ERP

Wiele przedsiębiorstw na samym początku swojej działalności w sprzedaży internetowej bardzo często zapomina o przepustowości magazynu i na siłę szuka oszczędności. Efektem może być np. brak kontroli nad stanami magazynowymi, prowadzący do jednoczesnej sprzedaży tego samego produktu w sklepie stacjonarnym i na Allegro. Może to spowodować straty zarówno pieniędzy, jak i klientów, którzy odbiorą taką sytuację jako brak profesjonalizmu.

Analiza Przypadku

Załóżmy, że prowadzisz firmę sprzedającą akcesoria do telefonów. Masz dwa sklepy stacjonarne, sklep internetowy oraz wystawiasz swoje produkty na Allegro i Amazonie. Tak wiele kanałów sprzedaży może powodować masę problemów w  realizacji zamówień.

Dzięki multiintegratorowi da się bez problemu połączyć to wszystko w jeden, spójny mechanizm. Twój system ERP będzie komunikował się bezpośrednio z każdym z wymienionych miejsc i synchronizował ceny, aktualizował stany magazynowe i produkty

oraz analizował sprzedaż. Mało tego: możesz automatycznie łączyć się ze swoim kurierem i wystawiać listy przewozowe do wysyłek dzięki pobieraniu danych bezpośrednio z zamówień we wszystkich miejscach. Synchronizacje danych mogą następować nawet co trzy sekundy. Dzięki temu wyeliminujesz większość niedogodności i błędów związanych z ich ręcznym uzupełnianiem oraz zaoszczędzisz dużo czasu.

Automatyzacja sprzedaży na amazonie i ebayu – pułapki przy przeliczaniu waluty

Kiedy sprzedajesz produkty na platformach Amazon czy eBay, zagraniczni klienci płacą zazwyczaj w swojej walucie lub narzuconej przez marketplace. Program fakturujący

pobiera należność w obcej walucie i w trakcie tworzenia zamówienia przelicza stawkę

na podstawie kursu Narodowego Banku Polskiego na złotówki. W rezultacie w systemie ERP ląduje zamówienie z  cenami przedstawionymi w obu walutach.

Wskazówka

Zgodnie z  art. 31a., ust. 1 ustawy o  VAT: „W przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego”. Więc jeśli weźmiesz przelicznik przedstawiany przez NBP w momencie transakcji, będzie to niezgodnie z ustawą o VAT. Zarazem taki niby prosty błąd może doprowadzić do nieprzyjemności skarbowych w przyszłości, ponieważ cena aktualna w chwili transakcji nie jest średnią z całego dnia, bo ten jeszcze się nie skończył.

Ustawa jest dość zrozumiała i wydawałoby się, że łatwo wprowadzić tak prostą

zmianę. Niestety, wiele systemów automatyzujących pomija ten wymóg i naraża swoich klientów na problemy prawne. Warto pamiętać, że takie błędy się zdarzają i wdrożenie rozwiązania integrującego sprzedaż nie zawsze gwarantuje bezpieczeństwo.

Ile kosztuje integracja?

Łączenie różnych systemów i  rozwiązań wymaga czasu i  wiąże się z  ryzykiem błędów. Z  tego powodu stworzenie poprawnie działającej integracji od zera jest dość kosztowne. Sposobem na zmniejszenie wydatków jest wykorzystanie gotowych narzędzi, których ceny najczęściej oscylują w  granicach 50–200 zł miesięcznie. W razie braku potrzebnej funkcji w takim narzędziu można się zgłosić do jego twórców z prośbą o jej wprowadzenie.

Podsumowanie

Integracje są sposobem na stabilne kontrolowanie procesów sprzedaży, magazynowania i logistyki w firmie. Pomagają eliminować ryzyko błędów popełnianych w procesie sprzedaży. Dzięki nim zaoszczędzisz dużo czasu, zautomatyzujesz działania i szybciej rozwiniesz swój e-commerce.

‍