Jak zautomatyzować wystawianie i wysyłanie faktur oraz paragonów?

Wystawianie faktur, paragonów oraz ich wysyłka - automatyzacja procesu księgowania

Integracja SellIntegro automatyzuje wykonywanie trzech odrębnych czynności związanych z fakturowaniem poszczególnych zamówień:

• wystawianie faktur i paragonów,
• wysyłkę faktur i paragonów na adres e-mail klienta,
• drukowanie faktur i paragonów fiskalnych.

Ponadto SellIntegro udostępnia dla wszystkich podstawową wersję usługi CloudPrint, która umożliwia także drukowanie etykiet wystawianych na paczki wysyłane z magazynu. 

Ze względu na oszczędność czasu pracowników oraz zminimalizowanie ryzyka wpisania błędnych danych na fakturze, automatyzacja procesu ich wystawiania to obecnie najlepszy sposób dokumentowania sprzedaży.

Dlaczego właśnie automatyczne wystawianie faktur?

Automatyzacja generuje dla firmy szereg zalet, z których najbardziej przydatne dla przedsiębiorców są szybkie skalowanie struktury sklepu i jego sprzedaży bez powiększania zespołu pracowników. Dzięki temu firma się rozwija bez ponoszenia kosztów utrzymania nowych osób.

Zautomatyzowanie procesów sprzedażowych pozytywnie wpływa na optymalizację czasu realizacji wewnątrz sklepu, w tym poszczególnych etapów realizacji zamówień. Dotyczy to także wystawiania faktur oraz innych dokumentów sprzedażowych. Dzięki automatyzacji:

• firma skraca czas wystawiania faktur i paragonów z 8 godzin do nawet 15 minut,
• na dokumentach znajdują się poprawne dane, ponieważ automatyzacja eliminuje ryzyko naniesienia nieprawidłowych danych klientów nawet o 92%,
• liczba wystawionych faktur i paragonów wzrasta do nawet 1200 sztuk dziennie.

Ponadto automatyzacja obejmuje także wysyłanie faktur w formie elektronicznej na adres e-mail klienta. Dzięki temu odpada obowiązek drukowania faktury i dołączania jej do paczki z zamówionym produktem. Faktury elektroniczne są wygodne zarówno dla przedsiębiorców jak i nabywcy towarów.

Jak zautomatyzować proces wysyłania i wystawiania faktur?

Wdrożenie integracji do sklepu internetowego wymaga przeprowadzenia konfiguracji scenariusza, w którym użytkownik wskazuje, z których jej funkcji i w jaki sposób chce z nich korzystać.

W kwestii użytkownika pozostaje decyzja, czy integracja ma uruchamiać się automatycznie, np. w określone dni i o określonych godzinach, czy ręcznie (dostępna jest funkcja “Synchronizuj teraz”).

‍

Użytkownik wybiera czy chce uruchomić integracje automatycznie, czy ręcznie.

Scenariusz umożliwia stworzenie własnego tematu i treści maila oraz określenie, jaki dokument ma zostać do niego dołączony:

• faktura VAT,
• paragon imienny,
• faktura VAT i paragon imienny,
• faktura VAT i paragon zwykły,
• paragon imienny i zwykły,
• faktura VAT, paragon imienny i zwykły.

‍

Użytkownik wprowadza własny temat i treść wiadomości.

Użytkownik wybiera jaki typ dokumentu wysłać do klientów.

Użytkownik decyduje, gdzie ma zostać zapisany dokument oraz jaką ma mieć nazwę, wybierając jedną z dwóch opcji:

• numer dokumentu,
• wewnętrzny identyfikator dokumentu.

‍

Użytkownik decyduje, jak nazwać dokument oraz gdzie go zapisać.

Scenariusz zawiera także opcję wyboru wzorca wydruku faktury i paragonu w systemie ERP Subiekt GT. Użytkownik może jednak pozostawić te pola puste, w domyśle decydując się na standardowy wzorzec.

‍

Użytkownik wybiera wzorzec wydruku lub decyduje się na standardowy wzorzec.

W scenariuszu należy także określić, na jakie adresy mają zostać wysłane maile oraz czy, a jeśli tak to kogo, załączyć jako adresata kopii wiadomości.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Podczas automatyzacji procesu wystawiania faktur, istnieją pewne aspekty, które mogą zostać przeoczone, a są one kluczowe dla poprawnej i zgodnej z przepisami realizacji tej czynności:

• Poprawność tożsamości dokonującego dostawy towarów: upewnij się, że system automatycznie weryfikuje i umieszcza na fakturze pełne i aktualne dane. W przypadku zmian w tych danych system powinien być na bieżąco aktualizowany, aby zapewnić zgodność i uniknąć błędów.
  
• Wystawianie faktur dla różnych kategorii przedsiębiorców: Faktura przedsiębiorcy zwolnionego z VAT będzie się różniła od faktury standardowej. Upewnij się, że Twój system automatycznie rozpoznaje różne kategorie przedsiębiorców i odpowiednio dostosowuje format faktury.
  
• Zastosowanie poszczególnych stawek podatku: Zintegrowane systemy księgowe powinny być w stanie automatycznie rozpoznawać różne stawki podatku VAT i stosować je zgodnie z kategoriami produktów czy usług. Niezależnie od tego, czy jest to standardowa stawka, czy stawka obniżona, system powinien być w stanie dokładnie zastosować odpowiednią stawkę do odpowiedniego produktu lub usługi.
• Prawidłowe archiwizowanie faktur: Automatyzacja nie kończy się na wystawieniu faktury. Upewnij się, że system automatycznie archiwizuje wszystkie faktury w formie elektronicznej w sposób zorganizowany i zgodny z przepisami, aby ułatwić przyszłe audyty lub potrzeby biznesowe.

Zautomatyzowanie procesu wystawiania faktur i paragonów może znacznie usprawnić działalność Twojego sklepu internetowego, ale zawsze warto mieć na uwadze te kluczowe aspekty, aby zapewnić zgodność i efektywność.