Jak zautomatyzować wystawianie i wysyłanie faktur oraz paragonów?

Wystawianie faktur oraz ich wysyłka należą do grupy najczęściej powtarzających się obowiązków w każdym sklepie internetowym. W początkach rozwoju branży e-commerce pracownicy nie mieli innego wyjścia, niż dopełniać ich ręcznie. Jednak teraz proces wystawiania i wysyłania faktur można i należy automatyzować. Zobacz, dlaczego warto i jak to zrobić!

Wystawianie faktur i paragonów oraz ich wysyłanie - automatyzacja procesu księgowania

Integracja SellIntegro automatyzuje wykonywanie trzech odrębnych czynności związanych z fakturowaniem poszczególnych zamówień:

• wystawianie faktur i paragonów,
• wysyłkę faktur i paragonów na adres e-mail klienta,
• drukowanie faktur i paragonów fiskalnych.

Ponadto, SellIntegro udostępnia dla wszystkich podstawową wersję usługi CloudPrint, która umożliwia także drukowanie etykiet wystawianych na paczki wysyłane z magazynu. 

Ze względu na oszczędność czasu pracowników oraz zminimalizowanie ryzyka wpisania błędnych danych na fakturze, automatyzacja procesu ich wystawiania to obecnie najbardziej optymalny sposób dokumentowania sprzedaży.

Dlaczego właśnie automatyczne wystawianie faktur?

Automatyzacja generuje dla firmy szereg zalet, z których najbardziej potrzebne dla przedsiębiorców są szybkie skalowanie struktury sklepu i jego sprzedaży bez powiększania zespołu pracowników. Dzięki temu firma się rozwija bez ponoszenia kosztów utrzymania nowych osób.

Automatyzacja pozytywnie wpływa na optymalizację czasu realizacji różnych procesów wewnątrz sklepu, w tym poszczególnych etapów realizacji zamówień. Dotyczy to także wystawiania faktur oraz innych dokumentów sprzedażowych. Dzięki automatyzacji:

• firma skraca czas wystawiania faktur i paragonów z 8 godzin do nawet 15 minut,
• na dokumentach znajdują się poprawne dane, ponieważ automatyzacja eliminuje ryzyko naniesienia nieprawidłowych danych klientów nawet o 92%,
• liczba wystawionych faktur i paragonów wzrasta do nawet 1200 sztuk dziennie.

Ponadto, automatyzacja obejmuje także wysyłanie faktur w formie elektronicznej na adres e-mail klienta. Dzięki temu odpada obowiązek drukowania faktury i dołączania jej do paczki z zamówionym produktem.

Jak zautomatyzować proces wysyłania i wystawiania faktur?

Wdrożenie integracji do sklepu internetowego wymaga przeprowadzenia konfiguracji scenariusza, w którym użytkownik wskazuje, z których jej funkcji i w jaki sposób chce z nich korzystać.

W kwestii użytkownika pozostaje decyzja, czy integracja ma uruchamiać się automatycznie, np. w określone dni i o określonych godzinach, czy ręcznie (dostępna jest funkcja “Synchronizuj teraz”).

Użytkownik wybiera czy chce uruchomić integracje automatycznie, czy ręcznie.

Scenariusz umożliwia stworzenie własnego tematu i treści maila oraz określenie, jaki dokument ma zostać do niego dołączony:

• faktura VAT,
• paragon imienny,
• faktura VAT i paragon imienny,
• faktura VAT i paragon zwykły,
• paragon imienny i zwykły,
• faktura VAT, paragon imienny i zwykły.

Użytkownik wprowadza własny temat i treść wiadomości.

Użytkownik wybiera jaki typ dokumentu wysłać do klientów.

‍

Użytkownik decyduje, gdzie ma zostać zapisany dokument oraz jaką ma mieć nazwę, wybierając jedną z dwóch opcji:

• numer dokumentu,
• wewnętrzny identyfikator dokumentu.

Użytkownik decyduje, jak nazwać dokument oraz gdzie go zapisać.

Scenariusz zawiera także opcję wyboru wzorca wydruku faktury i paragonu w systemie ERP Subiekt GT. Użytkownik może jednak pozostawić te pola puste, w domyśle decydując się na standardowy wzorzec.

Użytkownik wybiera wzorzec wydruku lub decyduje się na standardowy wzorzec.

‍

W scenariuszu należy także określić pod jakie adresy mają zostać wysłane maile oraz czy, a jeśli tak to kogo, załączyć jako adresata kopii wiadomości.