Zoptymalizowanie procesów i zwiększenie wydajności - Case Study Alexander

W dobie cyfrowej rewolucji automatyzacja procesów biznesowych stała się kluczem do osiągnięcia sukcesu przez wiele przedsiębiorstw. Alexander to doskonały przykład przedsiębiorstwa, które postawiło na nowoczesne rozwiązania i odważnie podążało w kierunku automatyzacji swojej działalności. W poniższym case study przyjrzymy się bliżej wyzwaniom, z jakimi przyszło zmierzyć się Alexander oraz rozwiązaniom, które pozwoliły na skuteczne i efektywne zarządzanie procesami biznesowymi firmy.

O Firmie Alexander

Firma Alexander produkuje i wydaje gry planszowe i edukacyjne dla dzieci od prawie 50 lat. Jest firmą rodzinną posiadającą polski kapitał. Prawie wszystkie komponenty w grach i zabawkach są produkowane we własnej fabryce w Polsce. W ich ofercie znajdą Państwo zarówno zabawki i gry planszowe i edukacyjne, konstrukcyjne, jak i umysłowe, losowe i sprawnościowe. W asortymencie są również puzzle, wiatraki i karty. Najważniejszą wartością dla firmy Alexander jest wspólnie spędzany czas w rodzinnym gronie, który buduje pozytywne relacje. Dlatego celem firmy Alexander jest dostarczanie mądrej, rozwijającej rozrywki, która wspaniale wpływa na pogłębianie więzi i gwarantuje wszystkim dobrą zabawę. Istotna dla firmy jest także edukacja przez zabawę.

Wyzwania przed wdrożeniem

Alexander stopniowo rozwijało sprzedaż swoich produktów przez Internet. W pewnym momencie okazało się, że skala sprzedaży w kanałach elektronicznych jest już na tyle duża, że przyszedł czas na rezygnację z manualnego wprowadzania zamówień do systemu ERP, czy ręcznego rozliczania płatności z operatorami elektronicznych i firmami kurierskimi. Musiało się tak stać, by przyspieszyć proces obsługi klientów, zredukować nieuchronne pomyłki i poprawić satysfakcję z pracy pracowników. Przedsiębiorstwo na dobre weszło w erę automatyzacji handlu elektronicznego.

‍

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie integracji Comarch ERP Optima z systemem Base. zostało poprzedzone sprawnie przeprowadzoną analizą potrzeb firmy Alexander. Na początku współpracy ustalono kluczowe wymagania dotyczące integracji, a następnie przygotowano dokumentację procesu i określono zakres prac do wykonania po stronie obu systemów. Przedsiębiorstwo zdecydowało się na współpracę z poznańskim partnerem Comarch, firmą Graphcom , która dostarczyła rozwiązanie integracyjne Optima – Beaselinker od Sellintegro, skonfigurowane wg uzgodnień. Dodatkowo przygotowała opis niezbędnych prac do wykonania po stronie Base., ponieważ opieką nad tym systemem sprawuje inny dostawca.

Proces wdrożenia odbył sprawnie i po 7 tygodniach, ruszyły zaplanowane automatyzacje. Po zakończeniu analizy, w pierwszym etapie uruchomiono integrację dla platform Allegro i Amazon. Dzięki działającemu już procesowi integracji z ERP Optima, dodanie kolejnych marketplace’ów stało się prostsze, ograniczając się do integracji po stronie Base. oraz prostych zmian w integratorze. W kolejnym etapie rozszerzono integrację o platformy takie jak Emag, Kaufland, eBay, Empik, Cdiscount, WooCommerce oraz IdoSell, co umożliwiło dotarcie do większej liczby klientów i zróżnicowanie kanałów sprzedaży.

‍

‍Działanie integracji

Produkty, które mają być sprzedawane na poszczególnych marketpalace, wprowadza się najpierw do Comarch ERP Optima oraz oznacza konkretnym wyróżnikiem co pozwala na ich automatyczne przekazanie do Base.. Alexander w Comarch ERP Optima poza produktami przeznaczonymi do sprzedaży internetowej, posiada tysiące komponentów do produktów, które nie są wykorzystywane w ecommerce, więc takie wyróżnienie indeksów jest niezbędne.

Integracja Sellintegro zapewnia aktualizację stanów na bieżąco. Stany magazynowe są przesyłane z ERP do Base., a następnie do poszczególnych marketplace. Jeżeli synchronizacja jest realizowana z odpowiednią częstotliwością, to można liczyć na to, że informacja na temat stanów dostępnych do sprzedaży w marketpalce'ach jest rzetelna. W ten sposób zostało zminimalizowane ryzyko sprzedaży niedostępnego produktu.

Rozwiązanie umożliwia po dokonanej sprzedaży w sklepie lub marketplace na automatyczne wystawianie faktur sprzedaży oraz dokumentów WZ. Integrator Sellintegro przesyła z Base. do Optimy informacje dotyczące źródła zamówienia (marketplace/sklep), co pozwala na dokładną analizę w zależności od kanału sprzedaży. Faktury wystawiane są z odpowiednimi oznaczeniami transakcji (krajowe, wewnątrzunijne, OSS, pozaunijne) oraz stawkami VAT, co ułatwia procesy rozliczeniowo-księgowe. Po wystawieniu dokumentów sprzedażowych, łącznik Sellintegro przesyła wydruki z Optimy do Base., skąd wydruki są wysyłane automatycznie do klientów, a zamówienia kierowane są do realizacji w odpowiednim magazynie i wysyłki z wykorzystaniem integracji z kurierami.

‍

Wykorzystane wtyczki:

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/przesylanie-zamowien-z-base-do-comarch-erp-optima

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/dodawanie-faktur-pdf-z-comarch-erp-optima-do-zamowienia-w-base

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/przesylanie-produktow-z-comarch-erp-optima-do-base

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/aktualizacja-stanow-magazynowych-z-comarch-erp-optima-do-base

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/rozliczanie-dokumentow-w-comarch-erp-optima-na-podstawie-statusu-w-base

‍

‍Rozliczania z operatorami płatności

Do automatyzacji rozliczeń z operatorami płatności i firmami kurierskim Aleksander zdecydował się na system Paylinker. Umożliwia on obsługę zamówień z takich platform jak eBay, Allegro, Amazon, Emag, Kaufland oraz IdoSell. Dzięki temu narzędziu udało się praktycznie wyeliminować manualną pracę w zakresie łączenia dokumentów sprzedaży z płatnościami/przelewami. Dodatkowo pojawiła się możliwość weryfikacji, czy operator rozliczył się za wszystkie transakcje, za które pobrał pieniądze oraz czy właściwie naliczył prowizję.

‍

Korzyści z wdrożenia integracji

Dzięki wdrożeniu integracji firma Alexander odnotowała szereg korzyści:

Oszczędność czasu pracowników, liczona w dziesiątkach godzin tygodniowo, którzy nie muszą ręcznie wystawiać faktur i paragonów.
Mniejsza liczba zamówień na produkty niedostępne w magazynie o 100 %, co również wymagało czasochłonnej obsługi Zwrotów. Udało się dzięki temu osiągnąć wartość zerową nadprogramowych sprzedaży.
Przyspieszenie realizacji zamówień o kilka godzin dzięki automatyzacji procesów, co wpływa na wyższy poziom zadowolenia klientów. Dzisiaj, firma jest w stanie wysłać zdecydowanie więcej zamówień niż przed wdrożeniem, bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób zajmujących się obsługą dokumentów.
Łatwiejsza ekspansja na inne rynki z wykorzystaniem możliwości integracji Base..
Efektywna analiza sprzedaży, umożliwiająca podejmowanie bardziej trafnych decyzji biznesowych.
Możliwość prowadzenia rozliczeń bezpośrednio w Comarch ERP Optima, co upraszcza proces księgowy i umożliwia lepszą kontrolę nad przepływami finansowymi.

‍

Opinia klienta

Podsumowując, integrator Sellintegro to rozwiązanie, które wspiera rozwój naszego przedsiębiorstwa w obszarze e-commerce. Jego rozbudowane funkcjonalności pozwalają nam w łatwy sposób integrować kolejne marketplace’y. Jesteśmy też zadowoleni z wiedzy i zaangażowania konsultantów firmy wdrożeniowej Graphcom sp. z o.o. z. Polecamy tę firmę jako wiarygodnego partnera biznesowego w obszarze e-commerce.

Podsumowanie

Wdrożenie integracji Comarch ERP Optima z Base. z pomocą łącznika Sellintegro pozwoliło firmie Alexander na znaczące usprawnienie procesów sprzedażowych i magazynowych. Dzięki automatyzacji zarządzania zamówieniami i stanami magazynowymi oraz integracji z licznymi platformami sprzedażowymi firma jest przygotowana na kolejne, znaczne zwiększenie ilości zamówień od klientów, które będą mogły zostać obsłużone bezbłędnie i sprawnie.