Zoptymalizowanie procesów i zwiększenie wydajności - Case Study Neness

O Kliencie

Perfumeria Neness, działająca na Polskim rynku od 2015 roku, zyskała szerokie grono zadowolonych klientów dzięki swojej ofercie wysokiej jakości perfum w pojemności 33ml. Atrakcyjne ceny i najwyższa zawartość olejków zapachowych na rynku, pozwoliły firmie na stałe zagościć w sercach wielu klientów. Unikalność oferty Neness potęguje rozwiązanie, które pozwala miłośnikom zapachów mieć ulubione perfumy zawsze przy sobie. 

Firma prowadzi własny sklep internetowy, lecz rozszerzyła swoją działalność także na platformy marketplace'owe, co umożliwiło jej dotarcie do szerszego grona odbiorców. Do zarządzania swoimi zasobami i procesami biznesowymi Neness wykorzystuje system Subiekt GT, co sprzyja efektywnej i zintegrowanej pracy.

Wyzwanie

Przed wdrożeniem SellIntegro, klient zmagał się z wieloma powtarzalnymi  czynnościami podczas przygotowywania zamówień, które były realizowane manualnie przez pracowników. Kluczowym obszarem, który wymagał ulepszenia, była automatyzacja procesów związanych z realizacją zamówień. Czynności takie jak: drukowanie specyfikacji dla pracowników magazynowych, tworzenie paragonów i etykiet wysyłkowych, były tylko częściowo zautomatyzowane i wymagały stałego zaangażowania zespołu. Rozwiązania, które początkowo miały usprawnić procesy, przyczyniły się do ich spowolnienia.

Dodatkowo, używane oprogramowanie, które było dodatkiem do Subiekta, okazało się niewydolne, co prowadziło do nieplanowanych przestojów w pracy magazynu i konieczności ciągłych interwencji działu IT. Brakowało w nim też funkcji weryfikacji etapów kompletowania czy pakowania zamówień, co generowało dodatkowe problemy i niedociągnięcia.

Kolejnym wyzwaniem, z którym klient musiał się zmierzyć, była migracja ich sklepu internetowego z platformy Shoper na PrestaShop. Zmiana dostarczyła okazji do optymalizacji systemu realizacji zamówień, co doprowadziło do decyzji o wykorzystaniu BaseLinkera. Choć pobieranie zamówień z PrestaShop do BaseLinkera było prostym procesem, to integracja stanów magazynowych prowadzonych w Subiekcie okazała się trudnością. 

Klient miał konkretne wymagania: stany magazynowe miały być przechowywane w Subiekcie i synchronizowane z PrestaShopem. Co więcej, by te stany były zawsze aktualne, każde zamówienie zrealizowane w BaseLinkerze musiało być odwzorowane odpowiednim dokumentem w Subiekcie. To dodatkowe wyzwanie wymagało nie tylko technicznego rozwiązania, ale również starannego planowania procesów biznesowych, aby zapewnić ciągłość i skuteczność operacji magazynowych.

Rozwiązanie

Rozwiązanie problemów związanych z automatyzacją powtarzalnych czynności, wydrukiem specyfikacji dla pracowników magazynowych, tworzeniem paragonów i etykiet wysyłkowych, oraz integracją stanów magazynowych przyszło w postaci naszej integracji. Umożliwiło to skorzystanie z kilku kluczowych funkcjonalności:

• Automatyzacja procesów: korzystając z integracji SellIntegro, klient zyskał pełną synchronizację stanów magazynowych z Subiekta do PrestaShop oraz synchronizację zamówień pomiędzy BaseLinkerem i Subiektem. Dzięki temu ma pełną kontrolę nad stanami magazynowymi.

• Synchronizacja danych: nasze rozwiązanie umożliwiło utrzymanie aktualnych informacji o stanach magazynowych poprzez synchronizację informacji między różnymi bazami danych - BaseLinker, PrestaShop i Subiekt. Pozwoliło to firmie w pełni wykorzystać potencjał narzędzia jakim jest BaseLinker.

• Zautomatyzowany proces wydruku: wykorzystanie BaseLinkera i SellIntegro umożliwiło w pełni zautomatyzować proces wydruku specyfikacji zamówienia, kompletowania produktów, oraz weryfikacji za pomocą kolektorów danych. Po poprawnym przejściu weryfikacji, na odpowiednich stanowiskach pakowania, generowane są etykieta przewozowa oraz paragon fiskalny automatycznie po zeskanowaniu wszystkich produktów, które mają zostać spakowane.

• Pomoc w konfiguracji i wsparcie: proces konfiguracji był wspomagany przez dział supportu SellIntegro. Dzięki jasnym instrukcjom zintegrowano synchronizację między trzema narzędziami (BaseLinker, Subiekt, Prestashop), co przyczyniło się do pełnej kontroli nad biznesem.

Wykorzystane wtyczki:

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/przesylanie-zamowien-z-prestashop-do-subiekt-gt

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/aktualizacja-stanow-magazynowych-z-subiekt-gt-do-prestashop

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/synchronizacja-flag-wlasnych-zamowien-w-subiekt-gt-do-statusow-w-baselinker 

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/przesylanie-zamowien-z-baselinker-do-subiekt-gt

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/przesylanie-produktow-z-subiekt-gt-do-baselinker

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/aktualizacja-stanow-magazynowych-z-subiekt-gt-do-baselinker

https://www.sellintegro.pl/wtyczki/przesylanie-zamowien-z-subiekt-gt-do-baselinker 

Efekty

Wdrożenie naszej integracji przyniosło firmie liczne korzyści, które skutecznie zrewolucjonizowały jej działanie. Na pierwszy plan wysuwa się porządek w stanach magazynowych, który stał się możliwy dzięki lepszemu monitorowaniu. To z kolei umożliwiło efektywniejsze zarządzanie dostawami, co przekłada się na oszczędność czasu oraz kosztów logistycznych.

Kolejnym efektem usprawnienia procesów był skrócony czas przygotowywania i weryfikacji pojedynczego zamówienia. Dzięki temu firma mogła zwiększyć liczbę realizowanych zamówień bez konieczności zatrudnienia kolejnych osób.

<big_blue_square>Jednym z największych efektów wykorzystania naszej integracji było wyeliminowanie aż 90% pomyłek przy kompletowaniu i pakowaniu zamówień. Proces ten stał się nie tylko efektywniejszy, ale także bardziej precyzyjny, co z pewnością przełożyło się na satysfakcję klientów.<big_blue_square>

Dzięki wprowadzeniu systemu kontroli wizualnej jakość otrzymywanych przez klientów paczek znacznie wzrosła, co wpłynęło na ich zadowolenie z dokonanych zakupów. Dodatkowo szybsze wykrywanie i korekta ewentualnych nieprawidłowości skróciły czas oczekiwania na zamówienie, co dodatkowo poprawiło doświadczenie zakupowe klienta.

Za sprawą naszej integracji, zespół zajmujący się pakowaniem zwiększył swoją wydajność. Udało się osiągnąć dwukrotny wzrost liczby zapakowanych przesyłek - z 600 na 1200 w ciągu zaledwie 5 godzin pracy, bez konieczności zatrudniania większej liczby osób. To dowód na znaczne zwiększenie wydajności zespołu dzięki integracji z SellIntegro.

Opinia Klienta

"Optymalizacja całego procesu obejmowała wiele narzędzi takich jak PrestaShop, BaseLinker, Subiekt GT, drukarki fiskalne, drukarki etykiet czy laptopy i kolektory danych. Przez mnogość systemów i sprzętu, w naszym przypadku spięcie tego w jeden sprawnie działający system nie byłoby możliwe bez SellIntegro, które połączyło wszystkie elementy w jedno efektywne i zintegrowane rozwiązanie.” - Norbert Walczak, Perfumeria Neness