Co to jest i do czego służy system ERP?

Geneza, czyli skąd wzięły się systemy ERP?

Początki innowacyjnego oprogramowania wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem, które dziś nazywa się systemami ERP, sięgają połowy XX wieku. W latach 60. producenci, aby sprawnie zarządzać powiększającymi się zasobami swoich magazynów, wspomagali się pierwszymi systemami komputerowymi, które pomagały kontrolować te zasoby, tzw. IC (Inventory Control).

Jednak już w latach 70. dotychczasowy system zarządzania zasobami, który polegał na gromadzeniu dużych zapasów magazynowych w celu sprostania nieprzewidzianym zamówieniom, okazał się mało efektywny i generujący zbyt duże koszty dla przedsiębiorstwa. W odpowiedzi na ten problem powstały pierwsze systemy planowania zapotrzebowania materiałowego, czyli tzw. MRP (Manufacturing Resource Planning), które precyzyjnie obliczały zapotrzebowanie materiałowe na podstawie planu produkcyjnego oraz zestawień materiałowych określających niezbędne surowce do wykonania gotowego produktu. Dzięki temu zbędne stało się przechowywanie dużych ilości zasobów w magazynach na zapas. Ponadto, systemy MRP koordynowały składanie nowych oraz anulowanie lub modyfikacje istniejących zamówień.

W kolejnych latach coraz dalej rozszerzano funkcjonalności systemów MRP m.in. o prognozowanie i planowanie sprzedaży, wspomaganie przygotowywania nadrzędnych harmonogramów produkcyjnych, a nawet o zarządzanie pracownikami. W obliczu rozwoju funkcjonalności systemów na inne obszary działania przedsiębiorstwa MRP zaczęto postrzegać jako wewnętrzne systemy firmowe. W konsekwencji doprowadziło to do opracowania systemów planowania potrzeb materiałowych i zdolności produkcyjnych w zamkniętej pętli (closedloop MRP system).

W latach 80. wypuszczono na rynek nową generację oprogramowania, czyli systemy MRP II, których główną innowacją było łączenie zmian w zasobach magazynowych z procesami finansowymi. Ponadto, generowały zestawienia finansowe, które pokazywały stan realizacji planu produkcyjnego, a także proponowały działania korygujące, jeśli jego realizacja była zagrożona. Dzięki temu firma mogła planować zapotrzebowanie materiałowe i zdolności produkcyjne w kontekście konkretnych planów działania.

W latach 90. do systemów MRP II dodano moduły umożliwiające zarządzanie projektami, przechowywanie informacji, a także system komunikacji, co stopniowo przekształcało je w znane dzisiaj systemy ERP, czyli oprogramowanie do kompleksowego zarządzania wszelkimi zasobami przedsiębiorstwa.

Co to jest system ERP?

Pod enigmatycznym skrótem „system ERP” kryje się hasło Enterprise Resource Planning, które dosłownie oznacza Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa. Jednak dla systemów ERP takimi zasobami nie są jedynie produkty i surowce niezbędne do ich wytworzenia, ale także finanse firmy, zamówienia, maszyny, licencje, a nawet pracownicy.

W praktyce system ERP wspiera planowanie i zarządzanie takimi zasobami firmy, jak:

• środki materialne, np. maszyny, nieruchomości, surowce, auta i inne pojazdy,
• środki finansowe, czyli zasoby pieniężne, którymi dysponuje firma,
• zasoby ludzkie, czyli pracownicy, ale także ich umiejętności i potencjał,
• zasoby wiedzy, czyli regulaminy, statuty, procedury, licencje, patenty i szeroko rozumiane know-how firmy,
• infrastruktura, czyli np. oprogramowanie wykorzystywane w firmie lub organizacji.

Dlaczego zasoby są tak ważne? Ponieważ stanowią cały potencjał firmy. Dlatego tak istotne staje się racjonalne nimi zarządzanie. Tutaj pojawia się miejsce dla systemów ERP, które wspomagają pracowników w efektywnym zarządzaniu tak rozległymi i różniącymi się od siebie obszarami funkcjonowania firmy.

Systemy ERP są oprogramowaniem modułowym, co oznacza, że składają się z kilku niezależnych, choć współpracujących ze sobą aplikacji. Każdy moduł odpowiada za poszczególne obszary funkcjonowania firmy lub organizacji, np. księgowość i finanse, zarządzanie stanami magazynowymi, zamówienia i sprzedaż, marketing. Oprogramowanie koordynuje pracę poszczególnych działów firmy oraz integruje je ze sobą, gromadząc informacje w jednym miejscu oraz usprawniając ich przepływ. Dane wprowadzone w jednym obszarze systemu są natychmiast widoczne przez użytkowników pracujących w innych obszarach, np. dane wprowadzone w dziale sprzedaży są widoczne w dziale marketingu. W ten sposób powstaje interaktywne środowisko, które wspiera funkcjonowanie nowoczesnego przedsiębiorstwa.

Modułowość oprogramowania sprawia, że można je wprowadzać do firmy wieloetapowo oraz integrować z już istniejącymi systemami. Programiści SellIntegro przeprowadzają kompleksowy proces integracji modułów popularnych systemów ERP, dzięki czemu firma się rozwija i pracuje wydajniej. Systemy ERP dopasowują się do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa i jego struktury, ponieważ firma może zdecydować o korzystaniu z tych modułów, których rzeczywiście potrzebuje i których będzie używać.

Podsumowując, system ERP można porównać do bazy danych, która skupia w sobie wszystkie informacje o poszczególnych obszarach firmy, od planowania produkcji po sprzedaż i marketing. Do tej bazy mają dostęp pracownicy wszystkich tych działów, dzięki czemu są w stanie efektywnie wykorzystywać potencjał zasobów firmy.

Dlaczego warto wdrożyć system ERP do firmy?

System ERP generuje liczne korzyści dla firmy:

• obniżenie kosztów – poprzez automatyzację części obowiązków (zmniejszenie zapotrzebowania na pracowników) albo zmniejszenie wydatków na materiały oraz stany magazynowe (poprzez precyzyjne planowanie produkcji),
• maksymalizacja jakości obsługi klientów – poprzez gromadzenie danych o jego zakupach i preferencjach, co pozwala wychodzić z lepiej dostosowaną do jego potrzeb ofertą,
• poprawa jakości produktów – poprzez analizę statystyk konkretnych serii produktów,
• ułatwienie i przyspieszenie procesu podejmowania decyzji – poprzez zgromadzenie wszelkich potrzebnych danych w jednym miejscu,maksymalizacja wydajności
• pracowników – poprzez efektywną kontrolę czasu pracy,
• zwiększony dostęp do informacji, np. o lokalizacji towarów, przestojach, kosztach, statusie umowy, czy wynikach sprzedaży,
• automatyzacja i optymalizacja części działań firmy.

Systemy ERP ułatwiają zarządzanie i kontrolowanie działań firmy, a także planowanie kolejnych oraz analizowanie ich wyników. Usprawniają komunikację wewnątrz firmy oraz obsługę klienta, przyspieszając realizację zamówienia lub obsługi.

Systemy ERP w branży e-commerce

Jedną z branż, w których systemy ERP są szczególnie efektywne jest e-commerce, ze względu na mnogość obszarów, które należy zintegrować do prawidłowej pracy sklepu, w tym:

• sprzedaż i zakupy,
• magazyn,
• logistyka,
• produkcja,
• obsługa klienta,
• marketing,
• finanse i księgowość,
• analizy.

System ERP w funkcjonowaniu sklepu internetowego pozwala zautomatyzować liczne procesy (np. automatyczne wysyłanie maili do klientów, automatyczne wysyłanie informacji o zamówieniach, automatyczna aktualizacja stanów magazynowych), a dzięki temu generować oszczędności (pieniędzy i czasu) oraz poprawiać jakość obsługi klienta poprzez płynniejszy kontakt oraz szybszą realizację zamówień.

Wdrożenie systemu ERP do działania sklepu internetowego:

• eliminuje ryzyko wystąpienia pomyłek, które mogłyby się pojawić przy ręcznym realizowaniu zamówień lub zarządzaniu danymi,
• automatyzuje szereg działań, w tym aktualizację cen i stanów magazynowych,
• zwiększa wydajność pracowników, zdejmując z ich głowy część powtarzalnych obowiązków,
• zwiększa kontrolę nad finansami,
• systematyzuje i gromadzi dane w jednym miejscu, dzięki czemu ułatwia ich odszukanie.

Integracja sklepu internetowego z systemem ERP

Aby sklep internetowy mógł w pełni korzystać z funkcjonalności systemów do planowania jego zasobów, potrzebna jest ich integracja z platformami do sprzedaży online. Niestety integracje oferowane przez producentów takiego oprogramowania zazwyczaj okazują się niewystarczające, czy wręcz hamują skalowanie biznesu.

W SellIntegro zajmujemy się integracją poszczególnych modułów systemów ERP (np. aktualizacji stanów magazynowych), dzięki czemu zapewniamy sprawne działanie sklepów internetowych oraz tworzymy zaplecze technologiczne do ich efektywnego rozwoju. Dzięki naszym działaniom e-sklepy zwiększają efektywność swojej pracy, eliminują błędy ludzkie oraz generują oszczędności pieniędzy i czasu. Zgłoś się do naszych informatyków i programistów, którzy odpowiedzą na Twoje pytania albo pomogą rozwiązać problemy z funkcjonowaniem systemów do zarządzania Twoim sklepem.