Jak dodawać faktury PDF z Subiekta GT do zamówienia w BaseLinkerze?

Konfiguracja Integracji Subiekt GT z BaseLinkerem

Rozpoczynając proces integracji Subiekt GT z BaseLinkerem, kluczowe jest zrozumienie i przygotowanie się do kilku istotnych kroków, które zagwarantują płynne i efektywne zarządzanie fakturami PDF. Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że znasz unikalne ID klienta oraz wersja integracji, z której korzystasz. Te informacje są nie tylko ważne w kontakcie z działem wsparcia. Zależnie od źródła uruchomienia, ID klienta może zawierać różne przedrostki, co jest istotne przy dalszym dopasowywaniu ustawień. 

Określenie dni przetwarzania zamówienia

Dzięki tej funkcjonalności masz możliwość precyzyjnego określenia, do ilu dni wstecz zamówienia powinny być przetwarzane. Standardowo, zakres ten obejmuje od 1 do 14 dni, co pozwala na elastyczne dostosowanie do aktualnych potrzeb biznesowych. Jednakże, dla tych, którzy chcą rozszerzyć swoje możliwości i przetwarzać zamówienia aż do 150 dni wstecz, dostępne jest rozwiązanie w postaci SI Extendera. Jest to rozszerzenie funkcjonalności, które umożliwia jeszcze bardziej szczegółowe zarządzanie sprzedażą. Pamiętaj, że kluczowym elementem w procesie weryfikacji, które zamówienia podlegają przetwarzaniu, jest data złożenia zamówienia w systemie BaseLinker.

Przetwarzanie zamówień przed intergracją

Kolejnym aspektem tej integracji jest decyzja dotycząca sposobu przetwarzania zamówień złożonych przed pierwszą konfiguracją. Masz do wyboru dwie opcje: ograniczenie przetwarzania wyłącznie do dokumentów dodanych po konfiguracji integracji lub rozszerzenie zakresu przetwarzania do zamówień z ostatnich 7 dni, z możliwością rozszerzenia tej retrospekcji aż do 90 dni za pomocą narzędzia SI Extender. Ważne jest, aby pamiętać, że wybór zakresu dat musi być zgodny z datami ustawionymi w konfiguracji, gdyż naruszenie tej zasady może skutkować nieprzetworzeniem danych historycznych. 

Automatyczne uruchamianie się integracji

Integracja oferuje również elastyczność w uruchamianiu, pozwalając wybrać między automatyczną aktywacją a manualnym uruchomieniem. Dla tych, którzy cenią sobie automatyzację, dostępne są opcje konfiguracji, takie jak ustawienie przerw między uruchomieniami, określenie godzin działania wtyczki od 1:00 do 23:00 oraz wybór dni tygodnia, w których wtyczka ma być aktywna. Pamiętaj, aby dostosować częstotliwość uruchamiania do własnych potrzeb, aby nie obciążać niepotrzebnie serwerów i systemów. Ta funkcjonalność nie tylko usprawni proces zarządzania fakturami, ale również przyczyni się do płynniejszej współpracy między Subiektem GT a BaseLinker, zapewniając bezproblemowe przepływy pracy i oszczędzając cenny czas.

Połączenie z Subiektem GT

W tym etapie kluczowe jest sprawdzenie statusu połączenia wtyczki z integratorem, by upewnić się, że komunikacja przebiega prawidłowo. Jeśli jesteś na tym etapie po raz pierwszy i nie masz jeszcze zainstalowanego integratora, system automatycznie zaproponuje Ci możliwość pobrania niezbędnego oprogramowania. Po uzupełnieniu i zapisaniu scenariusza konfiguracyjnego otrzymasz również opcję wygenerowania tokena rejestracyjnego. Token ten jest niezbędny do połączenia integratora z Twoim kontem SellIntegro, co umożliwi dalsze korzystanie z funkcji automatycznego dodawania faktur PDF do zamówień w BaseLinkerze.

Połączenie z BaseLinkerem

Połączenie z BaseLinkerem jest kluczowym etapem, który umożliwi sprawną integrację Twojego systemu Subiekta GT z platformą e-commerce. Aby rozpocząć, konieczne jest uzyskanie tokenu API, który posłuży jako most komunikacyjny pomiędzy tymi systemami. Znajdziesz go w sekcji "Moje konto > API" na swoim koncie BaseLinker. Wystarczy, że klikniesz przycisk "Kopiuj do schowka" obok wyświetlonego tokenu, aby móc go następnie użyć w konfiguracji integracji. Ważne jest, aby podczas tego procesu zachować szczególną ostrożność. Podanie nieprawidłowego klucza API może skutkować nie tylko niemożnością zapisania ustalonego scenariusza, ale również uniemożliwić przesłanie niezbędnych danych.

Wybór statusów integracji

Ta funkcjonalność daje możliwość dostosowania procesu do indywidualnych potrzeb Twojej działalności e-commerce, umożliwiając selektywne działanie integracji. Masz do wyboru dwie opcje:

• Wszystkie - w tej opcji integracja automatycznie przeszuka wszystkie statusy zamówień w BaseLinkerze, aby wgrać PDF z dokumentem sprzedaży. To rozwiązanie idealne dla tych, którzy chcą automatyzować proces bez ograniczeń, upewniając się, że żadne zamówienie nie zostanie pominięte.
• O statusie - to opcja dla sprzedawców, którzy preferują większą kontrolę nad procesem. Pozwala na wybór konkretnych statusów zamówień, do których ma być wgrywany dokument sprzedaży. Dzięki temu możesz skoncentrować się tylko na tych etapach procesu sprzedaży, które są dla Ciebie najważniejsze. Możesz łatwo zidentyfikować potrzebne statusy, korzystając z identyfikatora statusu w linku lub używając lupki w BaseLinkerze dla większej wygody.

Dla optymalizacji pracy i uniknięcia zbędnych komplikacji zalecamy wybranie tylko tych statusów, które są istotne dla przepływu pracy Twojego e-commerce. Taki wybór pozwoli na płynne i efektywne zarządzanie zamówieniami, zapewniając, że wszystkie potrzebne dokumenty sprzedaży są właściwie przypisane i łatwo dostępne.

Nadanie statusów integracji w BaseLinkerze, do których zostanie przypisana faktura PDF

Kluczowym aspektem wykorzystania funkcjonalności dodawania faktur PDF z Subiekta GT do zamówień w BaseLinkerze jest możliwość elastycznego zarządzania statusami integracji. Decydując się na wdrożenie tej opcji, sprzedawcy e-commerce zyskują kontrolę nad procesem postępowania z zamówieniami po dołączeniu do nich dokumentu sprzedaży. Dostępne są dwie opcje konfiguracji:

• Nie zmieniaj statusu - wybierając tę opcję, integracja pozostawia status zamówienia bez zmian po wgraniu faktury PDF. To idealne rozwiązanie dla tych, którzy preferują manualne zarządzanie statusami lub gdy wgranie dokumentu nie wiąże się z koniecznością zmiany statusu zamówienia.
• Ustaw status - ta opcja umożliwia automatyczną zmianę statusu zamówienia na wybrany przez użytkownika po wgraniu dokumentu końcowego. Identyfikator wybranego statusu można łatwo odnaleźć, korzystając z linku strony po wejściu w dany status w BaseLinkerze lub używając lupki, która ułatwia wybór odpowiedniego statusu z dostępnych w systemie.

Pozostałe funkcjonalności takie jak: nadawanie statusów zamówieniom BaseLinkerze, którym nie zostanie przypisana faktura, określenie, jakie dokumenty mają być przesyłane z Subiekta GT oraz wiele więcej opcji znajdziesz w pełnej dokumentacji naszej wtyczki.

Podsumowanie

Automatyzacja procesów e-commerce, zwłaszcza w zarządzaniu dokumentacją sprzedażową, staje się kluczowym elementem w efektywnym funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Dla użytkowników oprogramowania ERP Subiekt GT i platformy e-commerce BaseLinker ta wtyczka ułatwi integrację tych systemów. Ta kompleksowa integracja oferuje sprzedawcom e-commerce znaczące ułatwienia w zarządzaniu sprzedażą oraz podnosi standard obsługi klienta.

‍