SellRocket - jak automatyzacja sprzedaży maksymalizuje dochody firmy?

Właściciel hurtowni Electro, zajmującej się importem oraz sprzedażą części, akcesoriów i materiałów elektrycznych, miał kilka kluczowych problemów do rozwiązania:

• blokada obsługiwania większej liczby zamówień ze względu na brak wystarczającego zespołu pracowników, którzy na czas kompletują zamówienia, pakują je i wysyłają,
• pojawiające się coraz częściej błędy, np. klient dostał nie ten produkt, który zamówił, otrzymał go z opóźnieniem, pracownik pomylił się wystawiając fakturę itp.

• brak czasu na księgowanie i inne obowiązki dokumentacyjne związane z realizacją zamówień,
• nieefektywne eliminowanie błędów w obsłudze zamówień, ze względu na brak pełnej kontroli nad tym procesem, a co za tym idzie trudność w zlokalizowaniu źródła pojawiających się błędów.
  

Ponadto, właściciel hurtowni Electro do tej pory sprzedawał produkty w hurcie innym podmiotom, które następnie dystrybuowały je na rynku. Teraz do takiego modelu chciałby dołączyć sprzedaż detaliczną.

To wyróżnia Electro na tle innych klientów SellIntegro, którym pomagaliśmy zautomatyzować sprzedaż. Stanęliśmy przed wyzwaniem, by nie tylko zaproponować klientowi rozwiązania automatyzujące procesy w firmie, ale także znaleźć rozwiązanie, jak rozszerzyć sprzedaż o detal.

Dwa etapy - automatyzacja i rozszerzenie sprzedaży

Do rozwiązania problemu klienta podeszliśmy dwuetapowo:

1. po pierwsze - zająć się automatyzacją procesów obsługi zamówień w firmie,
2. po drugie - znaleźć sposób na jednoczesne prowadzenie sprzedaży hurtowej i detalicznej z zachowaniem dotychczasowych partnerów handlowych klienta.
   

Pierwszy etap automatyzacji

Aby zrealizować pierwszy etap, zaproponowaliśmy klientowi wdrożenie nowego autorskiego program SellIntegro, który wprowadza do firmy kompleksowe rozwiązania automatyzujące kluczowe obszary sprzedaży:

• obsługę klienta,
• obsługę zamówień
• obsługę magazynu.
  

Obsługa klienta

Hurtownia Electro potrzebowała czegoś, co odciąży pracowników od obowiązku wysyłania klientom powiadomień o przyjęciu zamówienia do realizacji. Nasze rozwiązanie automatyzuje ten proces. System w momencie, gdy wpłynie do niego zamówienie automatycznie wysyła na adres e-mail klienta powiadomienie z załączonym dokumentem ZK (Zamówienie od Klienta). Klient widzi wówczas, że jego zamówienie zostało przyjęte do realizacji, a w razie gdyby chciał coś w nim zmienić, może skontaktować się ze sprzedawcą, podając numer zamówienia zawarty w dokumencie ZK. 

Obsługa zamówień

W głównej części skupiliśmy się jednak na automatyzacji procesów związanych z obsługą zamówień oraz magazynu. W pierwszym przypadku kluczowym zadaniem była:

• po pierwsze, automatyzacja przesyłania zamówień ze sklepów i aukcji internetowych klienta do jego systemu ERP, w tym informacji o sposobie transportu, metodzie płatności oraz kwocie zamówienia. Dzięki automatyzacji tego procesu zminimalizowaliśmy ryzyko pojawiania się błędów przy ręcznym przepisywaniu zamówień o 92% oraz przyspieszyliśmy cały proces, dzięki czemu hurtownia mogła zwiększyć liczbę obsługiwanych zamówień dziennie.
• po drugie, aktualizacja stanów magazynowych i cen produktów. Dzięki temu pracownicy hurtowni zostali zwolnieni z obowiązku dokonywania ręcznych aktualizacji. Co jednak ważniejsze, zniknął problem nabywania przez klientów hurtowni produktów, których nie ma fizycznie w magazynie oraz po cenach, które są nieaktualne. W konsekwencji właściciel hurtowni Electro wyeliminował ryzyko pojawiania się wizerunkowych potknięć w obsłudze klienta, które nadwyrężały zaufanie jego klientów.
• po trzecie, automatyzacja wysyłania listu przewozowego oraz nazwy przewoźnika.
  

Hurtownia Electro otrzymała także funkcję automatycznego wystawiania dokumentów sprzedażowych w formie cyfrowej, w tym faktur co zwiększyło ich liczbę do nawet 1200 sztuk dziennie! Dzięki temu proces księgowania zamówień przebiega szybciej i bez błędów, które wymagają dokonywania sformalizowanych korekt faktur. Wystawianie i przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej przyśpiesza ich odnajdywanie oraz zabezpiecza przed zniszczeniem.

Dzięki historii zamówień, która zapisuje i przechowuje informacje o wszystkich zrealizowanych zamówieniach, właściciel hurtowni Electro może poznać nawyki zakupowe swoich klientów - które produkty sprzedają się najlepiej, które przynoszą największy zysk, czy klienci wracają po konkretne produkty itp. Taka wiedza stanowi narzędzie do lepszego dostosowania oferty hurtowni do oczekiwań kupujących oraz w konsekwencji do zwiększenia sprzedaży i zmaksymalizowania zysku.

‍

Obsługa magazynu

Jeśli chodzi o obsługę magazynu, wdrożyliśmy cztery procesy:

• monitor paczek, który pozwala śledzić i kontrolować proces realizacji zamówienia poprzez system komunikatów: gotowe do realizacji, czeka na płatność, brak towaru, oraz typ produktu.
• monitor pracowników, który dostarcza informacje kto i kiedy wydał dane zamówienie oraz na którym stanowisku było pakowane, a także ile takich zamówień zostało wydanych w ciągu dnia - dzięki temu łatwiej odnaleźć konkretne zamówienie oraz dotrzeć, na którym etapie jego realizacji pojawił się błąd.
• określanie gabarytu paczki na stanowiskach pakowania - wymaga zeskanowania faktury, a następnie jednej z naklejek znajdujących się na stanowisku pakowania, które określają gabaryt A, B lub C. W ten sposób sprzedawca unika konieczności przegabarytowania paczki, która bez tego procesu automatycznie otrzymuje gabaryt C.
• grupowanie zamówień w poszczególne kategorie, które ułatwia i przyspiesza pracownikom magazynu ich pakowanie i wydawanie do wysyłki.
  

Drugi etap integracji

Drugi etap stanowił dla nas prawdziwe wyzwanie, ponieważ musieliśmy znaleźć rozwiązanie, jak umożliwić hurtowni Electro sprzedaż detaliczną swoich produktów równolegle do wciąż prowadzonej sprzedaży hurtowej.

Hurtownia Electro, będąca importerem dla podmiotów prowadzących sprzedaż detaliczną obawiała się otwarcie wejść na rynek jako sprzedawca detaliczny i figurować w oczach swoich partnerów jako konkurencja. Dlatego zaproponowaliśmy prowadzenie sprzedaży detalicznej za pośrednictwem dostawców.

Takie rozwiązanie wymagało jednak od nas stworzenia od podstaw systemu, który pozwala sprzedawać detalicznie produkty znajdujące się w magazynie hurtowni przez dostawcę, który nie ma własnych magazynów, ale stanowi odrębną jednostkę z własną nazwą i dla klientów figuruje jako samodzielna firma.

Jak działa taki system?

‍

1. Dane o stanach magazynowych hurtowni są przesyłane do systemu ERP (umieszczone w polu własnym) dostawcy, z którego następnie przekazywane są do sklepów i aukcji internetowych oraz wszystkich innych miejsc, z których dostawca prowadzi sprzedaż. 
2. Gdy dostawca zbierze zamówienia z platform sprzedaży nadaje im automatycznie status “gotowe do realizacji” i przesyła do głównej hurtowni. 
3. Stamtąd do dostawcy wysłane zostaną towary wraz z fakturami sprzedaży. 
4. Wówczas u dostawcy automatycznie wystawiają się faktury na te zamówienia, dzięki czemu można je realizować. 
   

Podsumowując - nasz system automatycznie składa zamówienia w głównej hurtowni i przyjmuje od niej towar u dostawcy opatrzony fakturą zakupu, po to by ten dostawca mógł realizować sprzedaż.

W ten sposób hurtownia Electro może prowadzić zarówno sprzedaż hurtową dla swoich stałych partnerów, która stanowi trzon jej działalności, jak i sprzedaż detaliczną za pośrednictwem dostawcy, bez konieczności tworzenia odrębnych magazynów i całej struktury niezbędnej do prowadzenia sprzedaży online.

Nasze rozwiązanie jest także dedykowane wszystkim tym podmiotom, które nie chcą samodzielnie prowadzić sprzedaży detalicznej, ale chciałyby oddelegować to zadanie odrębnym podmiotom, np. jednemu z pracowników, który prowadzi działalność gospodarczą. Wówczas taki pracownik również może korzystać z takiego systemu powiązanej sprzedaży.  

Efekty, czyli po co to wszystko?

Automatyzacja jest najefektywniejszym narzędziem do skalowania sprzedaży w internecie. Jako rezultat wdrożenia programu, hurtownia Electro:

1. zwiększyła średnią liczbę wysyłanych dziennie paczek do 1050 sztuk, z czego 850 wysyłanych jest wyłącznie z aukcji na Allegro. A ta liczba obejmuje tylko sprzedaż hurtowni Electro, nie licząc jej 2 spółek córek, które korzystają z tego samego magazynu!
2. skróciła 3-krotnie czas wystawiania faktur - przed wdrożeniem programu wystawienie 900 faktur zajmowało łącznie 6 godzin i angażowało 4 osoby, teraz wystawienie 1200 sztuk zajmuje tylko 2 godziny i zajmują się tym 2 osoby!
3. zminimalizowała błędy pojawiające się na etapie przepisywania zamówień, wystawiania dokumentów sprzedażowych oraz pakowania i opisywania paczek o 92%!
4. doprowadziła do rozszerzenia sprzedaży nie tylko dzięki automatyzacji procesów obsługi zamówienia, ale także rozpoczęcia sprzedaży detalicznej z poziomu jednego i tego samego magazynu.
   

Automatyzacja jest niezastąpionym narzędziem do skalowania sprzedaży w internecie, które daje gwarantowane rezultaty. Program umożliwia kompleksową automatyzację kluczowych procesów sprzedażowych, dzięki czemu firma jest w stanie obsłużyć dowolną liczbę zamówień, wystawić do nich faktury i sprawnie wysłać paczki do klientów.