Masowe generowanie dokumentów z ZK w Subiekt GT na zmianę statusu zamówienia w BaseLinkerze

Informacje na początek

Wtyczka od SellIntegro to nowoczesne narzędzie dedykowane sprzedawcom e-commerce, którzy korzystają z systemów Subiekt GT i BaseLinker. Jej głównym zadaniem jest automatyzacja procesu generowania dokumentów sprzedaży bezpośrednio w systemie ERP – Subiekt GT, wykorzystując informacje z zamówień klientów (ZK) już istniejących w tym systemie. Proces ten jest inicjowany automatycznie w momencie zmiany statusu zamówienia w systemie e-commerce BaseLinker. 

Wtyczka nie tylko generuje dokumenty, ale również umożliwia ich drukowanie oraz fiskalizację, co znacząco usprawnia obsługę sprzedaży. Dodatkowo jest ona zaprojektowana tak, aby użytkownik mógł samodzielnie skonfigurować jej działanie na podstawie prostego scenariusza składającego się z kilku pytań.

Scenariusz konfiguracyjny - podstawowe informacje

Przed rozpoczęciem procesu instalacji wtyczki do masowego generowania dokumentów z ZK w systemie Subiekt GT, przy zmianie statusu zamówienia w BaseLinkerze, warto zapoznać się z kilkoma kluczowymi informacjami. Po pierwsze, każdy klient naszej platformy posiada przypisane unikalne ID, które może być pomocne w kontakcie z działem wsparcia oraz przy diagnozowaniu ewentualnych problemów. Unikalne ID różni się przedrostkami w zależności od źródła uruchomienia integracji, co ma istotne znaczenie dla prawidłowego działania systemu. 

Ponadto ważne jest, aby być świadomym wersji integracji, z której korzystasz. Posiadanie aktualnej wersji integracji jest kluczowe dla optymalizacji procesów i wykorzystania wszystkich dostępnych funkcjonalności. Więcej szczegółowych informacji na temat można znaleźć pod tym linkiem.

Określenie do ilu dni wstecz przetwarzać zamówienia

W kontekście integracji Subiekt GT z systemem BaseLinker, istotne jest ustalenie, do ilu dni wstecz system powinien przetwarzać zamówienia. Domyślnie można ustawić przetwarzanie danych z ostatnich 1 do 14 dni. Jest to wystarczające dla większości codziennych operacji. Jednakże, w przypadku potrzeby analizy lub przetworzenia zamówień z dłuższego okresu, nasze rozwiązanie pozwala na rozszerzenie tego zakresu aż do 150 dni za pomocą dodatku SI Extender. Przy ustalaniu tego zakresu, warto pamiętać, że system bierze pod uwagę datę złożenia zamówienia w BaseLinker, co pozwala na precyzyjne i efektywne zarządzanie przepływem zamówień.

Przetwarzanie zamówień istniejących przed skonfigurowaniem integracji

Integracja oferuje dwie możliwości:

‍

• Przetwarzanie wyłącznie nowych zamówień - wybierając tę opcję, system będzie skanował i przetwarzał jedynie dokumenty dodane po dacie pierwszej konfiguracji integracji. 
• Przetwarzanie również starszych zamówień - możesz zdecydować się na przetwarzanie dokumentów dodanych do systemu maksymalnie 7 dni przed datą pierwszej konfiguracji integracji. Jeśli potrzebujesz większej elastyczności i chcesz uwzględnić starsze transakcje, możesz rozszerzyć ten zakres do 90 dni za pomocą SI Extender - narzędzia rozszerzającego funkcjonalność integracji. 

Ważne jest jednak, aby pamiętać, że data ustawiona we wcześniejszym kroku ogranicza maksymalny zakres działania integracji do wcześniej wybranej daty. Jeśli zakres dat z przekroczy tę datę, integracja nie przetworzy tych zamówień.

Ustawienie automatycznego uruchamiania intergracji

Aby maksymalnie wykorzystać potencjał automatyzacji w swoim sklepie e-commerce, kluczowe jest skonfigurowanie integracji między Subiektem GT a BaseLinkerem w sposób, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom operacyjnym. 

W ustawieniach wtyczki dostępne są dwie główne opcje: automatyczne uruchamianie integracji lub ręczne uruchamianie na żądanie. Jeśli zdecydujesz się na automatyzację, możesz ustawić wtyczkę, aby uruchamiała się sama w wybranych przez Ciebie godzinach (od 1:00 do 23:00) oraz w określone dni tygodnia. Dodatkowo możesz zdefiniować przerwy między kolejnymi uruchomieniami, co pozwoli na uniknięcie nadmiernego obciążenia serwera. 

Pamiętaj, aby dostosować częstotliwość uruchamiania do faktycznych potrzeb Twojego biznesu. Dzięki temu zoptymalizujesz zarówno czas, jak i zasoby potrzebne do przetwarzania i aktualizacji danych.

Połączenie z BaseLinkerem

Integracja systemu Subiekt GT z BaseLinkerem to kluczowy krok umożliwiający automatyzację generowania dokumentów (ZK) podczas zmiany statusu zamówienia. Aby rozpocząć, niezbędne jest uzyskanie tokenu API, który jest swoistym kluczem do komunikacji między oboma systemami. Proces ten rozpoczyna się w panelu użytkownika na stronie. Przejdź do sekcji "Moje konto", a następnie wybierz zakładkę "API", gdzie znajdziesz opcję "Kopiuj do schowka". Pamiętaj, że dokładność przy podawaniu klucza API jest absolutnie konieczna – błąd w tym elemencie może skutkować niemożnością zapisania konfiguracji i przesłaniem niezbędnych danych. 

Połączenie z Subiektem GT

W procesie integracji z systemem Subiekt GT, pierwszym krokiem, który musisz wykonać, jest wprowadzenie swoich danych logowania do integratora. Pamiętaj, że integrator wymaga pobrania tylko raz - podczas pierwszej konfiguracji scenariusza. Nie ma potrzeby ponownego pobierania tego narzędzia, nawet jeśli planujesz dodawać nowe wtyczki lub wprowadzać zmiany w istniejącym scenariuszu. To prosty i efektywny sposób na utrzymanie płynności pracy między systemami.

Ustalenie statusu zamówień, które chcę przetwarzać do dokumentów sprzedażowych

Aby zautomatyzować i usprawnić proces generowania dokumentów sprzedażowych z zamówień klientów w Subiekt GT na zmianę statusu zamówienia w BaseLinkerze, ważne jest właściwe ustawienie statusów, na których ma działać integracja.

Użytkownicy mają do wyboru dwie opcje konfiguracji: „Wszystkie” oraz „O statusie”. Opcja „Wszystkie” pozwala na automatyczne przetwarzanie wszystkich zamówień, które mają prefix B_ i nie zostały jeszcze przekształcone w dokument sprzedaży. 

Natomiast opcja „O statusie” umożliwia precyzyjne określenie i wybór konkretnych statusów zamówień, które chcemy przetwarzać. Statusy te można wprowadzić ręcznie lub wybrać za pomocą lupki. Integracja przepuści wyłącznie te zamówienia, które mają wydany dokument ZK, w numerze oryginalnym zawierają przedrostek B_numerzamówienia oraz nie mają wystawionego dokumentu sprzedaży.

Zaleca się ustawienie tylko tych statusów, z których rzeczywiście zamierzamy generować dokumenty, aby zapewnić płynność i bezproblemowe działanie integracji.

Podsumowanie

Wtyczka do masowego generowania dokumentów z ZK w Subiekt GT na zmianę statusu zamówienia w BaseLinker to narzędzie niezwykle wartościowe dla sprzedawców, którzy dążą do optymalizacji i automatyzacji swoich procesów. Oferuje wiele więcej zaawansowanych funkcjonalności, które znacznie ułatwiają zarządzanie zamówieniami i dokumentacją. Poza wyżej wymienionymi jest również możliwość decydowania o zmianie statusu zamówienia w BaseLinkerze po wygenerowaniu dokumentu w Subiekt GT, co pozwala na lepsze zarządzanie przepływem pracy. Dodatkowo, w przypadku wystąpienia błędów podczas procesowania, wtyczka umożliwia przeniesienie zamówień do oddzielnego statusu, co zapewnia większą kontrolę nad zamówieniami problematycznymi. 

Wtyczka ta oferuje więc znacznie więcej niż standardowe rozwiązania, co czyni ją nieocenionym narzędziem w codziennej pracy sprzedawców. Więcej informacji na temat pełnego zakresu możliwości tej wtyczki znajdziesz w obszernym scenariuszu dostępnym tutaj.