Paragon fiskalny, a faktura detaliczna - w jakiej kolejności wystawiać dokumenty sprzedażowe?

Co to jest fiskalizacja paragonu?

Fiskalizacja polega na przestawieniu wewnętrznej pamięci urządzenia fiskalnego na trwały zapis wszystkich zrealizowanych transakcji sprzedaży. Umieszczony napis "paragon fiskalny" na dokumencie świadczy o jego wartości w kontekście przepisów podatkowych. Trwałość fiskalizacji przejawia się w jej nieodwracalności. 

Skutkiem fiskalizacji urządzenia jest anulowanie wszystkich operacji, które zostały na nim uprzednio wykonane. Przeprowadza się ją, aby przystosować urządzenie do generowania dokumentów ważnych dla celów podatkowych. Dopiero po tym etapie możliwe jest wystawienie paragonu fiskalnego, który potwierdza dostawę towaru klientowi.

Dlatego paragon wystawiony przed fiskalizacją nie ma żadnej wartości z punktu widzenia przepisów podatkowych. Prawo zabrania wprowadzania takich dokumentów do obrotu. Dopiero paragon fiskalny otrzymuje pełną moc prawną i może zostać wręczony konsumentowi jako dowód zakupu. 

Paragon czy faktura?

Co do zasady, wystawianie faktur jest preferowane przy większych transakcjach z klientami, zwłaszcza jeśli dotyczą one dostawę towaru w dużej ilości. Jednak w praktyce wiele z nich zostaje potwierdzonych wyłącznie na paragonie. Czy taki paragon może zostać uznany za fakturę?

Sprzedawca może wystawić osobną fakturę na podstawie paragonu, jeśli zarejestrował sprzedaż na kasie fiskalnej oraz potwierdził ją paragonem fiskalnym. Jednak na paragonie powinien widnieć numer NIP nabywcy - dlatego kupujący już w momencie sprzedaży ma obowiązek określić, czy chce otrzymać fakturę VAT.

Podczas dostawy towaru do klienta, istotne jest, aby dołączyć do przesyłki odpowiedni dokument sprzedaży, czyli fakturę lub paragon fiskalny. W przypadku transakcji, których wartość nie przekracza 450 złotych brutto, paragon otrzymuje status faktury uproszczonej, która jednak ma taką samą moc prawną, jak zwykła faktura. Nie należy wystawiać do niego osobnej faktury. Natomiast jeśli wartość transakcji przekracza tę kwotę, paragon nie może zostać uznany za fakturę - wówczas na jego podstawie należy wystawić taki dokument. 

Żądanie faktury nie jest zarezerwowane wyłącznie dla przedsiębiorców. Także konsumenci mogą wystąpić o fakturę, także fakturę w postaci elektronicznej, jednak wówczas na dokumencie nie będzie widnieć numer NIP. 

Co wystawić najpierw - paragon czy fakturę?

Proces wystawiania dokumentów sprzedażowych może zostać zautomatyzowany. Należy pamiętać o właściwej kolejności ich tworzenia, ponieważ nie ma możliwości wystawienia i zafiskalizowania paragonu, jeśli do transakcji została już wystawiona faktura. W przypadku sprzedaży prowadzonej dla różnych klientów z różnymi stawkami podatku proces wystawianie faktur i paragonów fiskalnych może być skomplikowany.

Dokładna ścieżka procesu tworzenia dokumentów powinna przebiegać według schematu:

1. wystawienie paragonu potwierdzającego sprzedaż,
2. fiskalizacja paragonu, która nadaje mu moc prawną,
3. następnie w przypadku potrzeby, wystawienie faktury detalicznej do paragonu.
   

Paragon i faktura - uważaj na podwójne opodatkowanie

Podczas analizy poszczególnych stawek podatku warto zwrócić uwagę na to, że jeśli transakcja o wartości równej lub niższej niż 450 zł brutto została potwierdzona zafiskalizowanym paragonem, nie należy wystawiać do niej dodatkowo faktury - taki dokument ma już jej status i moc prawną.

Ministerstwo Finansów przygotowało objaśnienie, w którym wskazuje, że:

“W przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą standardową).”.

Przeciwko wystawianiu podwójnych dokumentów potwierdzających sprzedaż przemawiają także argumenty podatkowe. Zafiskalizowany paragon uprawnia nabywcę do odliczenia podatku VAT. Natomiast wystawienie do niego faktury może skutkować podwójnym opodatkowaniem transakcji - najpierw z tytułu wystawienia paragonu, a następnie faktury. 

Po co automatyzować wystawianie dokumentów?

Wystawianie faktur oraz ich wysyłka należą do grupy najczęściej powtarzających się obowiązków w każdym sklepie internetowym. W początkach rozwoju branży e-commerce pracownicy nie mieli innego wyjścia, niż dopełniać ich ręcznie. Jednak teraz proces wystawiania i wysyłania faktur oraz paragonów można i należy automatyzować.

<big_blue_square>Automatyzacja generuje dla firmy szereg zalet, z których na pierwszy plan wybija się szybkie skalowanie struktury sklepu i jego sprzedaży bez powiększania zespołu pracowników. Dzięki temu firma się rozwija bez ponoszenia kosztów utrzymania nowych osób.<big_blue_square>

Automatyzacja pozytywnie wpływa na optymalizację czasu realizacji różnych procesów wewnątrz sklepu, w tym poszczególnych etapów realizacji zamówień. Dzięki automatyzacji:

• firma skraca czas wystawiania faktur i paragonów z 8 godzin do nawet 15 minut,
• na dokumentach znajdują się poprawne dane, ponieważ automatyzacja eliminuje ryzyko naniesienia nieprawidłowych danych klientów nawet o 92%,
• liczba wystawionych faktur i paragonów wzrasta do nawet 1200 sztuk dziennie.
  

Ponadto, automatyzacja obejmuje także wysyłanie faktur w formie elektronicznej na adres e-mail klienta. Dzięki temu odpada obowiązek drukowania faktury i dołączania jej do paczki z zamówionym produktem.