Rozliczanie dokumentów w Subiekt GT na podstawie statusu w BaseLinkerze. Zobacz instrukcję!

Rozliczanie dokumentów w Subiekt GT - pierwsze kroki

Zadaniem integracji jest automatyczne rozliczanie dokumentów w systemie ERP Subiekt GT na podstawie statusu w agregatorze zamówień BaseLinker. Aby bez przeszkód korzystać z integracji potrzebujesz:

• dostępu do serwera SQL z bazą danych systemu Subiekt GT,
• aktywnej licencja Sfera,
• zainstalowanego Endpointa,
• stałego dostępu do internetu,
• poprawnej konfiguracji.

Konfiguracja scenariusza

Od konfiguracji scenariusza zależy w jaki sposób integracja będzie działać dla Twojego sklepu, ponieważ to w nim określasz m.in. dokumenty z jakim statusem chcesz przetwarzać, jaki status nadać zamówieniom w BaseLinkerze, a także konfigurację rozliczeń.

Wybierz do ilu dni wstecz przetwarzać dokumenty

To jedna z podstawowych funkcji integracji, która umożliwia przetwarzanie zamówień z datą wsteczną oraz wybrać do ilu dni wstecz zamówienia mają być przetwarzane. Podstawowa wersja integracji pozwala przetwarzać zamówienia do 14 dni wstecz, jednak termin ten można wydłużyć korzystając z dedykowanego rozszerzenia wtyczki.

Z tej funkcjonalności najwięcej korzyści wyciągną firmy, które:

• wystawiają faktury w BaseLinkerze cały tydzień, natomiast integracja pracuje tylko w poszczególne dni,
• uruchamiają integrację ręcznie i chcą mieć pewność, że faktury z dni bez uruchomienia integracji też pojawią się w Subiekcie GT.

Wybierz czy przetwarzać także dokumenty, które istniały przed uruchomieniem integracji

Zanim uruchomisz i skonfigurujesz integrację, Twoja firma prawdopodobnie zdąży wyprodukować cały plik dokumentów. Dzięki tej funkcji możesz zdecydować, czy chcesz przetwarzać także je. W podstawowej wersji integracji możesz przetwarzać dokumenty stworzone do 7 dni przed skonfigurowaniem wtyczki. Jeśli chcesz wydłużyć ten okres, skorzystaj z dedykowanego rozszerzenia integracji.

Z tej funkcjonalności najwięcej korzyści czerpią firmy, które:

• potrzebują przesłać dokumenty utworzone przed pierwszym skonfigurowaniem integracji.

Zdecyduj, czy integracja ma uruchamiać się automatycznie

Integrację możesz uruchomić zarówno ręcznie, jak i automatycznie. 

Uruchomienie automatyczne pozwala ustawić:

• przedział czasowy pomiędzy zakończeniem, a ponownym uruchomieniem integracji,
• dni działania integracji (np. tylko dni robocze z wyłączeniem weekendów),
• godziny uruchomienia integracji (np. w godzinach pracy 7 - 15).

Natomiast jeśli chcesz uruchomić integrację ręcznie użyj przycisku “Synchronizuj teraz”.

Do płynnego działania integracji niezbędne jest także stabilne połączenie z BaseLinkerem. Aby połączyć się z programem skopiuj klucz API z konta w tym systemie i wprowadź go do pola w panelu konfiguracyjnym integracji.

Wybierz dokumenty z jakim statusem chcesz przetwarzać

Ta funkcja pozwala ci wybrać z jakiego statusu zamówienia w BaseLinkerze mają być rozliczane dokumenty w Subiekcie GT. Przyda się zwłaszcza tym firmom, które mają wyznaczone statusy na dokumenty przygotowane do rozliczenia. Funkcja umożliwia uporządkowanie tych dokumentów.

W konfiguratorze wybierz opcję “O statusie” i naciśnij niebieską lupę. Jeśli poprawnie wprowadziłeś klucz API integracja wyświetli dostępne statusy z BaseLinkera. Wybierz te, które Cię interesują naciskając przy nich checkboxy. Dzięki temu integracja rozliczy dokumenty tylko z wybranych statusów.

Określ jaki chcesz nadać status tym zamówieniom, które zostały poprawnie rozliczone

Dzięki tej funkcji integracja automatycznie zmienia status w BaseLinkerze tym zamówieniom, które zostały poprawnie rozliczone w Subiekcie GT. Korzystają na tym przede wszystkim firmy, które mają wyznaczone statusy dla poszczególnego stanu zamówienia - pozwala to utrzymać większy porządek oraz ułatwia weryfikację w momencie wystąpienia błędu.

W konfiguratorze wybierz opcje “Ustaw status” i naciśnij niebieską lupę. Następnie naciśnij checkbox przy tym statusie, do którego mają trafić zamówienia z poprawnie rozliczonymi dokumentami.

Integracja umożliwia także określenie statusu błędu, jeśli dokument nie zostanie prawidłowo rozliczony. Wówczas wybierz opcję “Ustaw status” i kliknij niebieską lupę. Następnie wybierz checkbox przy statusie, do którego mają trafić zamówienia z błędnie rozliczonymi dokumentami.

Konfiguracja rozliczeń

Ta funkcja pozwala użytkownikowi zdecydować jaki rodzaj dokumentu rozliczyć oraz na które konto bankowe.

Wybierz jaki rodzaj dokumentu chcesz rozliczyć: paragon, fakturę czy oba te rodzaje oraz wpisz w puste pole numer rachunku bankowego. 

Dzięki temu zabiegowi dokument, który wcześniej w Subiekcie GT widniał jako nierozliczony zmienia swój status na rozliczony.

‍