Jaki wybrać najlepszy system ERP dla swojej firmy? Oto najpopularniejsze systemy ERP w Polsce

Co to jest system ERP?

System ERP (Enterprise Resource Planning) to zintegrowane oprogramowanie, które pozwala na zarządzanie procesami biznesowymi w całej organizacji. Wywodzą się one z systemów MRP (Materials Requirement Planning), które pojawiły się w latach 60. XX wieku. Systemy MRP zostały opracowane, aby pomóc przedsiębiorstwom w zarządzaniu swoimi zapasami materiałów i planowaniu produkcji.

W latach 90. XX wieku systemy MRP II ewoluowały w nowoczesne systemy ERP, które były jeszcze bardziej zintegrowane i obejmowały wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa, takie jak produkcja, sprzedaż, zakupy, finanse, kadry, itp. Na polskim rynku funkcjonuje branża ERP od lat 90. XX wieku i od tamtej pory producenci systemów  oraz ich produkty cały czas zyskują coraz większą popularność wśród rosnącego grona klientów.

Jakie zastosowanie ma system klasy ERP?

ERP nadaje się do większości typów firm i zazwyczaj składają się z wielu modułów, takich jak finanse, księgowość, zarządzanie produkcją, logistyka, zarządzanie łańcuchem dostaw, sprzedaż i marketing. Dzięki temu systemowi, różne działy organizacji mają dostęp do tych samych informacji, co pozwala na szybsze i dokładniejsze podejmowanie decyzji.

Na rynku mamy do dyspozycji różnego typu systemy ERP. Skupmy się jednak na rozwiązaniach dla średniego szczebla firm produkcyjnych, czy handlowych. Takie rozwiązania są stosunkowo tanie i szeroko dostępne na rynku. Stanowią one główne środowisko pracy i główny dostęp do informacji o procesach w firmie. Przetrzymuje się tam wszystkie faktury, stany magazynowe, kartoteki produktów, kontrahentów, księgowość, płace, kadry, czy statystyki. Z tego też powodu systemy ERP kojarzone są z czynnościami i dokumentami księgowo-magazynowymi. Jednak sam system księgowo-magazynowy to ważna funkcja, jaką oferuje system ERP i to ona nas interesuje w kontekście narzędzi dla biznesów e-commerce.

Jak wybrać system ERP dla swojej firmy i czym się kierować?

Aby dobrać odpowiedni program ERP do firmy, w pierwszej kolejności należy jasno określić potrzeby organizacji oraz sprawdzić funkcje, jakie oferuje wybrany system ERP, aby sprawdzić, czy narzędzie faktycznie będzie odpowiadało na nasze potrzeby i pasowało do sposobu pracy w firmie. Dobrze dobrany system ERP powinien:

1. Łatwo integrować się z istniejącymi systemami i oprogramowaniem w firmie, takimi jak systemy księgowe, magazynowe, CRM itp.
2. Posiadać intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs użytkownika, aby użytkownicy mogli bez problemów korzystać z systemu ERP i w pełni wykorzystywać jego funkcje.
3. Posiadać kontrolowany dostęp do danych oraz zapewniać ochronę przed zagrożeniami takimi jak ataki hakerskie, wirusy, itp.
4. Oferować wsparcie techniczne oraz szkolenia dla użytkowników po wdrożeniu przez dostawców systemu.
5. Generować adekwatne do oczekiwań koszty implementacji oraz użytkowania systemu ERP. Należy w tym uwzględnić koszty licencji, instalacji, konfiguracji, szkoleń, utrzymania systemu itp.
6. Być dostępny w każdym miejscu lub tylko na określonej ilości stanowisk. W zależności od potrzeb: online lub offline, na serwerze lokalnym lub na hybrydowym modelu.
7. Posiadać dodatkowe funkcje w swojej ofercie, które są kluczowe dla klientów oprogramowania.

‍
Najpopularniejsze systemy ERP w Polsce

Według raportu IDC z 2020 roku, w Polsce około 50% dużych i średnich przedsiębiorstw stosuje programy ERP, a w przypadku małych firm ta liczba spada do około 20%. Natomiast według raportu Techwave z 2021 roku, <blue_square>na polskim rynku ERP działa około 150 tysięcy organizacji<blue_square>.

Coraz mniejsze przedsiębiorstwa chcą wdrażać rozwiązania ERP, dlatego w ostatnich latach wzrosło znaczenie systemów dedykowanych średnim i małym organizacjom. Według raportu "ERP Software Market - Global Forecast to 2026" opublikowanego przez MarketsandMarkets w 2021 roku, rynek systemów ERP dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw ma prognozowany wzrost z wartości 16,91 mld USD w 2021 roku do 28,40 mld USD w 2026 roku. Przyczynami tego postępu są między innymi rosnąca konkurencja na rynku, potrzeba poprawy efektywności operacyjnej i zarządzania kosztami, a także rosnąca świadomość wśród przedsiębiorców na temat korzyści wynikających z wdrożenia systemów ERP.

Wpisując jednak w wyszukiwarkę hasło "system ERP" można się zatracić w gąszczu wypozycjonowanych reklam rozmaitych narzędzi, które nie zawsze są odpowiadzią na potrzeby zdezorientowanego przedsiębiorcy. Dlatego też szukając rozwiązania dla siebie, warto pamiętać, że wśród tej szerokiej gamy oprogramowania dostępnego na rynku, istnieje kilka systemów ERP, które wyróżniają się swoją popularnością i skutecznością w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Najbardziej popularnymi narzędziami dla niedużych firm są bez wątpienia: Subiekt GT, Subiekt Nexo Pro, Comarch ERP Optima i Wapro Mag.

Insert Subiekt GT

Subiekt GT to dość stary, ale jednocześnie tani i najbardziej rozbudowany ze wszystkich system ERP. Posiada sporo integracji, dodatków oraz modyfikacji, dzięki czemu wiele organizacji odnajdzie w nim swoje zastosowanie. System ten doskonale współpracuje z innymi aplikacjami i jest stosunkowo prosty w obsłudze, a jednocześnie daje możliwość automatyzacji wielu procesów.

Jedną z zalet Subiekta jest pełna integracja z różnymi modułami, co pozwala na łatwe zarządzanie danymi i automatyzację procesów. W przypadku braku odpowiedniego dodatku istnieje możliwość skorzystania z usług zewnętrznych firm, które napiszą dedykowany program. Można również korzystać z różnych rozszerzeń, co zwiększa funkcjonalność systemu.

Mimo że wygląd Subiekta GT może nieco odstraszać, to jednak jest to system stabilny i funkcjonalny. Można go postawić w chmurze na serwerze VPS i mieć dostęp do niego przez przeglądarkę. Dzięki temu jest to system lekki i "dobrze liczy", co stanowi kolejny atut. Z powyższych powodów Subiekt GT jest obecnie najpopularniejszym wyborem wśród użytkowników systemów ERP i zawiera bardzo duże know-how społeczności z 900 tysiącami sprzedanych licencji.

Insert Subiekt Nexo PRO

Jeśli szukasz bardziej przyszłościowego systemu ERP, warto zwrócić uwagę na Nexo Pro. Jest to nowsza linia Inserta, a także droższa o kilkadziesiąt do nawet kilkuset złotych opcja niż Subiekt GT (w zależności od funkcjonalności i zakresu usług).

Subiekt Nexo Pro zawiera także sferę, co stanowi duży atut. Jest to dodatek powstały z myślą o użytkownikach, którym zależy na rozbudowie funkcjonalności. Sfera umożliwia napisanie rozszerzeń, korzystających z wewnętrznych mechanizmów i tym samym otwiera zupełnie nowe możliwości wykorzystania ERP-a, czyniąc system skrojony na miarę potrzeb organizacji.

Wybierając system ERP, warto myśleć o przyszłości i o rozwijającej się firmie a przeniesienie całego organizmu na nowe oprogramowanie w przypadku intensywnego rozwoju firmy może być trudne i kosztowne. Dlatego też wybór Subiekta Nexo PRO jest szczególnie polecany firmom i branżom z dobrą perspektywą rozwojową.

Praca na Subiekcie NEXO działa również bezproblemowo przy bezpośrednim połączeniu z serwerem zdalnym a sam system posiada wiele funkcji i możliwości. Jest także na bieżąco aktualizowany, co wpływa pozytywnie na jego działanie.

Comarch ERP Optima

Według opinii użytkowników system Comarch jest łatwiejszy w obsłudze niż Subiekt, co wynika z mniejszej liczby funkcji i możliwości. Jednak, jak podkreślają niektórzy, to może oznaczać, że Comarch nie obsłuży bardziej złożonych działań, jak w przypadku Subiekta.

Dokumentacja Comarchu jest niejawna, co sprawia, że tworzenie bardziej wymagających narzędzi przez zewnętrznych developerów może być znacząco utrudnione. Warto zwrócić uwagę, że zwykle trzeba dokonywać indywidualnych modyfikacji do Comarchu, co dla niektórych oznacza, że program jest ułomny.

Zdaniem użytkowników, którzy preferują Subiekta, Comarch jest hermetycznym środowiskiem, a jego uniwersalne oprogramowanie może wymagać współpracy z firmami IT, co z kolei może wiązać się z dużymi kosztami. Według nich Comarch jest programem przeznaczonym dla firm, które stać na inwestycje w IT.

Z drugiej strony,  Comarch świetnie integruje się ze wszystkim i można wybrać wersję Cloud na serwerach Comarch z dedykowanymi zasobami. Szybkość działania w chmurze Enterprise jest bardzo zadowalająca, a integracja z BaseLinkerem dzięki integracji SellIntegro działa bez zarzutów.

‍
Wapro mag

Decyzji o wyborze systemu ERP towarzyszy wiele wątpliwości, które podyktowane są informacjami od aktywnych użytkowników.

W przypadku Wapro mag od firmy Asseco, który z jednej strony oferuje wiele możliwości, ale z drugiej ma pewne ograniczenia, głównym problemem jest brak możliwości drukowania paragonów z poziomu samego ERP-a. Istnieją co prawda na to rozwiązania, ale nie są one oficjalnie udostępniane przez program.

Wapro mag oferuje obsługę wielu ważnych procesów w firmie, ale jak podkreślają stali klienci, support Asseco to nie jest ich mocna strona i jest to poważny problem dla wielu przedsiębiorców — niejednokrotnie zdarza się, że odpowiedź na zgłoszenie przychodzi z opóźnieniem lub wcale.

‍

Który wybrać spośród systemów ERP?

Trudno polecić konkretne oprogramowanie, które byłoby uniwersalnie najlepsze dla jego klientów lub wskazać jednoznacznie najlepsze systemy ERP. Tak naprawdę w każdej firmie wymienione programy ERP będą pełniły swoje funkcje z powodzeniem i każdy będzie pasować do większości branż.

Najlepiej jest więc wybrać system, który najbardziej odpowiada na najważniejsze potrzeby przedsiębiorcy, poprzedzając jego wybór odbytym okresem testowym w każdym z nich. Częstym czynnikiem decyzyjnym jest współpraca danego ERP-a z innym systemem, z którego korzysta właściciel organizacji.

Istnieją również technologie chmurowe, których nie uwzględniliśmy w naszym przeglądzie, z powodu okrojonego działania tych narzędzi. Większość z nich nie jest w stanie poprawnie działać z integratorem ze względu na brak dostępu z poziomu desktopu. Rozwiązaniem pośrednim jest oprogramowanie wspierające w postaci hostowania całej aplikacji - wówczas, z poziomu pulpitu możemy uruchomić integrator. Takie rozwiązanie posiada dostawca oprogramowania, firma ITmation.

<big_blue_square>Najczęściej firmy stoją przed wyborem między Comarchem a Subiektem, dwoma najpopularniejszymi programami ERP w Polsce. Wybór między jednym a drugim zależy od indywidualnych potrzeb firmy i jej możliwości finansowych.<big_blue_square> Choć system Comarch może być łatwiejszy w obsłudze, to może wymagać większych nakładów finansowych i pracy deweloperów w celu dostosowania go do potrzeb firmy. Z drugiej strony, Subiekt jest bardziej elastyczny, ale może wymagać bardziej zaawansowanej wiedzy technicznej, co może być trudne dla małych przedsiębiorstw bez zespołu IT, a z kolei korzystne dla dużych firm.

Jeśli perspektywy Twojej firmy są naprawdę rokujące i planujesz ekspansję na szerszą skalę, warto zastanowić się nad Subiektem Nexo Pro, który jest większą inwestycją, ale jego funkcjonalność i sfera zapewniają bezpieczny i skalowalny rozwój. Rozwiązanie to jest również polecane dla dużych przedsiębiorstw.

Przed wyborem systemu ERP, warto przetestować kilka różnych rozwiązań i porównać ich funkcjonalność oraz łatwość użytkowania. Niektórzy dostawcy oferują bezpłatne okresy próbne, co pozwala na dokładne zapoznanie się z funkcjonalnościami systemu.

‍

Podsumowując, wybór systemu ERP to ważna decyzja dla Twojej firmy, która ma duży wpływ na jej funkcjonowanie. Zdefiniuj swoje wymagania, określ cele i przetestuj kilka systemów, aby wybrać najlepsze dla Twojego biznesu.

‍